Besluit  Gemeenteraad

Toelichting

Op 23.06.2014 keurde de gemeenteraad de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel goed (laatst gewijzigd op 08.02.2024). In het kader van een meer digitaal en moderner HR-beleid wordt voorgesteld om de mogelijkheid tot digitale loonstroken in te voeren. Daartoe moeten de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement van het gemeentepersoneel aangepast worden.

Het voorstel tot aanpassing werd principieel goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 23.02.2024.

De vakorganisaties hebben een positief advies gegeven tijdens het syndicaal overleg van 18.03.2024, waarna een protocol van akkoord werd opgesteld om deze regeling door te voeren en op te nemen in het arbeidsreglement.

Regelgeving

• het decreet van 22.12.2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd en de bijhorende besluiten en omzendbrieven van de Vlaamse regering;
• de wet van 29.07.1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen;
• de wet van 11.04.1994 betreffende de openbaarheid van bestuur;
• het bestuursdecreet van 07.12.2018;
• de wet van 03.07.1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten;
• het gemeenteraadsbesluit van 23.06.2014 houdende de vaststelling van de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel, zoals laatst gewijzigd op 08.02.2024;

Feiten, context en motivering

In het kader van de integratie tussen stad en OCMW en de digitalisering van de HR-werking werd een overheidsopdracht "Aankoop en implementatie van een geïntegreerd e-HRM softwarepakket met dienstverlening" opgestart. De overheidsopdracht omvat 3 percelen:

• Perceel 1: loon- en personeelsbeheer met dienstverlening via full service sociaal secretariaat
• Perceel 2: tijds- en aanwezigheidsregistratie, planningssoftware en -beleid
• Perceel 3: geïntegreerd e-HRM software platform voor personeelsbeheer en -beleid

 

De overheidsopdracht is door het college van burgemeester en schepenen op 13.10.2023 gegund aan Cipal Schaubroeck voor perceel 1 en perceel 3 en aan Syntegro voor perceel 2 en omvat onder meer de invoering van digitale loonstroken voor het personeel. Daartoe dient het arbeidsreglement gewijzigd te worden. Conform artikel 3ter van de arbeidsovereenkomstenwet dient het arbeidsreglement minimaal het volgende te vermelden:

• wie als elektronische archiveringsdienst is aangewezen,
• op welke wijze een personeelslid toegang heeft tot de dienst, ook na het einde van de arbeidsovereenkomst.

 

Voor het beheer en de bewaring van de digitale loonstroken werkt Cipal Schaubroeck samen met leverancier Unfiedpost. Medewerkers krijgen toegang tot hun archief via een persoonlijke login. De loonbrieven worden gedurende 7 jaar bewaard op het platform, ook na eventuele uitdiensttreding van de medewerker. Medewerkers die dit wensen, kunnen hun loonbrief nog steeds op papier blijven ontvangen.

 

Rekening houdend met bovenstaande wordt voorgesteld om bij de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel, deel 12 arbeidsreglement, afdeling 7 algemene bepalingen, artikel 475 aangaande het loon, volgende toevoeging te doen:

‘§4. Het personeelslid heeft de keuze tussen een digitale loonbrief of een papieren loonbrief onder gesloten omslag. Digitale loonbrieven worden verzonden en opgeslagen door de werkgever via Unifiedpost, met ondernemingsnummer 0471.730.202, dat optreedt als elektronische archiveringsdienst. De loonbrieven kunnen geraadpleegd worden via de website https://www.adminbox.eu/v10/users/sign_in?locale=nl. Personeelsleden krijgen toegang tot hun persoonlijk archief via een eigen login. De digitale loonbrieven worden gedurende 7 jaar bewaard.’

 

Bovenstaand voorstel tot wijziging van de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel is principieel goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 23.02.2024. De vakorganisaties hebben een positief advies gegeven binnen het syndicaal overleg van 18.03.2024, waarna een protocol van akkoord werd opgesteld om deze regeling door te voeren en op te nemen in het arbeidsreglement.

Financiële Impact/budget

De invoering van de digitale loonstroken maakt deel uit van de overheidsopdracht "Aankoop en implementatie van een geïntegreerd e-HRM softwarepakket met dienstverlening". De uitgaven zijn in exploitatie en investeringen voorzien in het meerjarenplan 2022-2025 onder de volgende ramingen:

 

Exploitatie (jaarlijkse kost vanaf 2024)
Stad
Perceel 1:
MJP105292 (licenties), MJP105293 (sociaal secretariaat), MJP105296 (opleiding), MJP105299 (service en onderhoud) en
MJP105302 (juridische consultancy)
Perceel 2:
MJP105294 (licenties), MJP105297 (opleiding) en MJP105300 (service en onderhoud)
Perceel 3:
MJP105298 (opleiding), MJP105301 (service en onderhoud)
voor een totaalbedrag van 244.572 euro

OCMW
Perceel 1:
MJP105288 (licenties) en MJP105289 (sociaal secretariaat)
Perceel 2:
MJP105290 (licenties)
Perceel 3:
geen exploitatiekost
voor een totaalbedrag van 66.807 euro.
Totaal jaarlijkse exploitatiekost voor Stad en OCMW vanaf 2024 is geraamd op 311.379 euro + 44.162 euro opleidingskost
in 2023.

 

Investering (eenmalige implementatiekost)

Stad
De eenmalige implementatiekosten zijn voorzien bij de stad in 2024 onder de volgende ramingen:
Perceel 1:
MJP105304 (sociaal secretariaat)
Perceel 2:
MJP105305 (tijdsregistratie)
Perceel 3:
MJP105306 (personeelsbeheer)
voor een totaalbedrag van 189.760,50 euro.

 

Volgens de opgegeven prijzen en de vermoedelijke hoeveelheden in de inventaris bij de BAFO nr. 2 van Cipal Schaubroeck en Syntegro is er vanaf 2024 een jaarlijks exploitatiekost van 284.964 euro, een eenmalige opleidingskost van 35.232 euro en een eenmalige implementatiekost van 147.565 euro.