De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het voorstel goed tot wijziging van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel houdende elektronische loondocumenten.
In het kader van een meer digitaal en moderner HR-beleid werd, bij aanpassing van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel door de raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van 18.04.2024, de mogelijkheid tot invoering van digitale loonstroken voor het OCMW-personeel voorzien waarbij elke medewerker de keuze heeft tussen een digitale loonbrief of een papieren loonbrief onder gesloten omslag. Voor het beheer en de bewaring van de digitale loondocumenten werkt ons sociaal secretariaat tot op heden samen met leverancier Unfiedpost. Op 1 oktober 2025 komt er echter een einde aan voormelde samenwerking en zal Doccle als nieuwe leverancier optreden voor het aanleveren van de digitale loondocumenten. Bijgevoegd gaan in dit verband, ter informatie, de infobrochures van Doccle (medewerker/personeelsdienst). Personeelsleden krijgen toegang tot hun persoonlijk archief via een eigen login. De opslag bij de elektronische archiveringsdienst wordt gewaarborgd gedurende een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst/aanstelling.
Rekening houdend met bovenstaande is een aanpassing van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel ter zake aangewezen. Het voorstel tot aanpassing betreft in concreto:
Voorliggend voortel tot wijziging van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel is principieel goedgekeurd door het vast bureau op 08.08.2025. Het wijzigingsvoorstel werd, bij toepassing van de schriftelijke procedure, voorgelegd aan de representatieve vakorganisaties, resulterend in een positief advies van ACV Openbare Diensten en ACOD-LRB mits duidelijke communicatie naar en begeleiding van de medewerkers in het kader van de overstap naar Doccle.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt dan ook voorgesteld om in te stemmen met voorliggend wijzigingsvoorstel.
In het kader van een meer digitaal en moderner HR-beleid werd, bij aanpassing van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel door de raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van 18.04.2024, de mogelijkheid tot invoering van digitale loonstroken voor het OCMW-personeel voorzien waarbij elke medewerker de keuze heeft tussen een digitale loonbrief of een papieren loonbrief onder gesloten omslag. Voor het beheer en de bewaring van de digitale loondocumenten werkt ons sociaal secretariaat tot op heden samen met leverancier Unfiedpost. Op 1 oktober 2025 komt er echter een einde aan voormelde samenwerking en zal Doccle als nieuwe leverancier optreden voor het aanleveren van de digitale loondocumenten. Bijgevoegd gaan in dit verband, ter informatie, de infobrochures van Doccle (medewerker/personeelsdienst). Personeelsleden krijgen toegang tot hun persoonlijk archief via een eigen login. De opslag bij de elektronische archiveringsdienst wordt gewaarborgd gedurende een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst/aanstelling.
Rekening houdend met bovenstaande is een aanpassing van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel ter zake aangewezen. Het voorstel tot aanpassing betreft in concreto:
Voorliggend voortel tot wijziging van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel is principieel goedgekeurd door het vast bureau op 08.08.2025. Het wijzigingsvoorstel werd, bij toepassing van de schriftelijke procedure, voorgelegd aan de representatieve vakorganisaties, resulterend in een positief advies van ACV Openbare Diensten en ACOD-LRB mits duidelijke communicatie naar en begeleiding van de medewerkers in het kader van de overstap naar Doccle.
De financiering is voorzien in het budget 2025 en het meerjarenplan in het kader van de overheidsopdracht "Aankoop en implementatie van een geïntegreerd e-HRM softwarepakket met dienstverlening" onder de volgende raming bij het OCMW: perceel 1 - MJP105289 (sociaal secretariaat). De financiële impact behelst in concreto het wegvallen van de kost voor de aanmaak van loonbrieven, die vervangen wordt door een forfait dat in de maandfee wordt opgenomen met een geraamd budgetneutraal effect.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt onderstaande wijziging, cursief gemarkeerd, van artikel 27, §4 houdende digitale loonbrieven, bij hoofdstuk 7 van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel goed:
Het personeelslid heeft de keuze tussen een digitale loonbrief of een papieren loonbrief onder gesloten omslag. Digitale loonbrieven worden verzonden en opgeslagen door de werkgever via Doccle BV, met ondernemingsnummer 0846.382.408, dat optreedt als elektronische archiveringsdienst. De loonbrieven kunnen geraadpleegd worden via de website https://doccle.be/ (pc) of via de doccle-applicatie (smartphone of tablet). Personeelsleden krijgen toegang tot hun persoonlijk archief via een eigen login. De opslag bij de elektronische archiveringsdienst wordt gewaarborgd gedurende een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst/aanstelling.
Artikel 2
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt bijgevoegde bijlage inzake elektronische loondocumenten goed voor aanhechting als addendum aan het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel.