Vanaf 2026 wordt de organisatie van de sportkampen uitgevoerd door de Stad Aarschot in plaats van vzw SPOA, in functie van de subsidiëring van het BOA decreet.
De Stad Aarschot moet de tarieven en een reglement vastleggen.
Dit voorstel is opgemaakt op basis van het reglement dat voor vzw SPOA van kracht was voor de organisatie van sportpromotionele activiteiten.
De tarieven en samenwerkingen met partners worden jaarlijks vastgesteld door het CBS.
Enig artikel
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan het "Reglement voor de organisatie van sportkampen", luidend als volgt:
Reglement voor de organisatie van sportkampen
Artikel 1: Inschrijvingen
Inschrijven voor de sportkampen kan alleen voor het volledige programma. Het jaarprogramma wordt in december op de website https://reservaties.aarschot.be/ gepubliceerd.
Inschrijven kan:
In uitzonderlijke gevallen kan u ook inschrijven:
Online inschrijvingen worden onmiddellijk geregistreerd en hebben steeds voorrang op inschrijvingen bij de sportdienst en telefonische inschrijvingen.
Inschrijven is slechts mogelijk zolang er plaatsen vrij zijn. Bij onvoldoende inschrijvingen voor een sportkamp heeft de sportdienst het recht om dit sportkamp te annuleren en wordt het
inschrijvingsgeld volledig terugbetaald.
Om te kunnen inschrijven voor een sportkamp, moet de minimumleeftijd bereikt zijn in de loop van het jaar, de maximumleeftijd mag niet worden overschreden. Afwijkingen van de leeftijdscriteria moeten met de sportdienst worden besproken, dit kan via e-mail, telefonisch of tijdens de kantooruren.
Indien een sportkamp bij de inschrijving volzet is, kan men inschrijven op de reservelijst of wachtlijst. Bij het vrijkomen van plaatsen, worden de deelnemers op de reservelijst of wachtlijst, in volgorde van aanmelding, door de sportdienst gecontacteerd. Men gaat geen financiële verbintenis aan door iemand op de reservelijst of wachtlijst te laten plaatsen.
Artikel 2: Inschrijvingsgeld
Het inschrijvingsgeld van de verschillende sportkampen wordt bepaald door het College van Burgemeester en Schepenen. Dit staat gepubliceerd op de website https://reservaties.aarschot.be/ en andere promotiekanalen.
In het inschrijvingsgeld zijn alle kosten (inclusief de verzekering) inbegrepen voor het betreffende
sportkamp.
Inschrijven per dag is niet mogelijk.
Accounthouders met een openstaande factuur kunnen niet inschrijven voor nieuwe
sportkampen.
Artikel 3: Betaling inschrijvingsgeld
Na de inschrijving(en) moet men meteen online betalen. Via het emailadres gekoppeld aan het account ontvangt men een bevestigingsmail met de bestelling. Ook via deze bevestigingsmail kan men de betaalpagina terugvinden. De betaling van het inschrijvingsgeld moet binnen de 24 uur na de inschrijving betaald zijn. Bij niet-betaling binnen de 24 uur wordt de inschrijving automatisch geannuleerd en bevestigd via mail.
De inschrijving is definitief als het inschrijvingsgeld betaald werd. Na de betaling ontvangt men geen bevestiging meer, men kan alles terugvinden op de website https://reservaties.aarschot.be/ in ‘Mijn profiel’ en het gezinsprofiel.
Artikel 4: Sportkamp annuleren
De annulatie van een sportkamp moet steeds telefonisch (016 56 20 15) of per e-mail
(sportdienst@aarschot.be) gebeuren aan de sportdienst.
Bij de annulatie van een sportkamp, zonder doktersattest, wordt een administratiekost van 5 euro
gerekend per inschrijving.
Het inschrijvingsgeld wordt volledig terugbetaald bij annulatie wegens ziekte of een ongeval, op
voorwaarde dat de annulatie gebeurt voor de aanvang van het sportkamp en op voorlegging van een medisch attest dat voor het einde van het sportkamp aan de sportdienst wordt bezorgd.
Bij ernstige blessure of ziekte tijdens een sportkamp wordt het inschrijvingsgeld terugbetaald in functie van het aantal afwezige dagen, op voorlegging van een medisch attest van minimum 2
afwezigheidsdagen. Het medisch attest dient voor het einde van het sportkamp aan de sportdienst te worden bezorgd.
Wanneer een sportkamp om andere dan bovenstaande redenen onderbroken wordt, is er geen recht op een terugbetaling.
Indien een sportkamp om organisatorische redenen niet kan doorgaan, wordt het inschrijvingsgeld volledig terugbetaald.
Artikel 5: Opvang sportkampen
Voor sommige sportkampen is er opvang van 8 tot 9 uur en/of 16 tot 17 uur. Deze opvang is gratis. Vóór 8 uur en nà 17 uur is er geen opvang of toezicht, alle kinderen dienen dus voor 17 uur afgehaald te worden.
Tijdens de ochtend- en namiddagopvang is er enkel toezicht en worden er geen extra activiteiten
voorzien.
Voor het brengen en het afhalen van de kinderen dienen de ouders (of verantwoordelijken) de begin en einduren van de sportkampen en de opvang te respecteren. Indien men vermoedt het kind niet tijdig te kunnen afhalen omwille van bv. file, een ongeluk, enz., wordt men verzocht de organisatie te verwittigen, zodat ook de kinderen gerustgesteld kunnen worden.
Artikel 6: Groepsindeling sportkampen
De groepsindeling gebeurt door de lesgevers tijdens de eerste dag van het sportkamp. Indien nodig worden de kinderen ingedeeld in leeftijds- en/of niveaugroepen. De groepen zijn gemengd. De organisator zal in de mate van het mogelijke rekening houden met het verzoek om kinderen in eenzelfde groep in te delen. Om praktische redenen worden de kinderen dan ingedeeld in de groep van het jongste kind en/of het laagste niveau.
Artikel 7: Ongepast gedrag
Sportief gedrag, netheid, respect voor de lesgevers en de andere deelnemers, alsook respect voor de infrastructuur en het materiaal, zijn houdingen waar veel belang aan gehecht wordt. Door in te schrijven voor een sportkamp verklaart de deelnemer zich bereid aan alle geplande activiteiten deel te nemen en het reglement na te leven.
De sportdienst en de lesgevers hebben het recht om de deelnemer een sanctie op te leggen bij ongepast gedrag.
Herhaald ongepast gedrag zal door de sportdienst met de lesgevers besproken worden. De ouders zullen hiervan op de hoogte worden gebracht. De organisator heeft het recht om tijdens een sportkamp een kind te weigeren bij ongewenst gedrag, het inschrijvingsgeld van de resterende dagen wordt niet teruggestort.
Artikel 8: Lichamelijke en geestelijke geschiktheid
Door in te schrijven voor een sportkamp, verleent de deelnemer, ouder of voogd de toelating tot
deelname en verklaart hij/zij lichamelijk en geestelijk geschikt te zijn om deel te nemen (of indien dit niet zo is, de organisatoren hierover in te lichten).
Indien de inschrijver op de hoogte is van medische problemen, welke een gevaar zouden kunnen betekenen voor de deelnemer zelf, andere deelnemers of de lesgevers, of die een bijzondere waakzaamheid van de lesgevers vragen, dienen zij dit te signaleren. Medische gegevens (zoals ADHD, ASS, epilepsie, …) die belangrijk kunnen zijn voor een goed verloop van het sportkamp, dienen na de inschrijving, alsook (indien mogelijk) de eerste dag van het sportkamp aan de lesgever meegedeeld te worden.
Zieke deelnemers of deelnemers die wegens een blessure niet kunnen deelnemen aan de
activiteiten, worden niet opgevangen tijdens het sportkamp.
Kinderen moeten zindelijk zijn om te mogen deelnemen aan de sportkampen.
Artikel 9: Toedienen van medicatie
In principe wordt tijdens een sportkamp geen medicatie toegediend aan de kinderen. De lesgevers kunnen niet op eigen initiatief medicatie verstrekken. Wanneer een deelnemer omwille van bv. een chronische aandoening medicatie moet nemen tijdens een sportkamp, kan dit enkel na duidelijke afspraken met de ouders. In dat geval is het aangeraden dit de eerste dag met de lesgevers en/of sportdienst te bespreken, zodat deze hierop kan toezien. De lesgevers kunnen op geen enkel ogenblik verantwoordelijk gesteld worden wanneer een deelnemer na het toedienen van voorgeschreven medicatie bijwerkingen ondervindt.
Artikel 10: Ongeval of ziekte
Bij ernstige blessure of ziekte tijdens een sportkamp, worden de ouders of contactpersonen
onmiddellijk op de hoogte gebracht per telefoon. Bij dringende gevallen wordt rechtstreeks de hulp ingeroepen van een arts of de hulpdiensten. De hieraan verbonden kosten zijn ten laste van de ouders of voogd.
Artikel 11: Verzekering
De deelnemers zijn verzekerd voor:
Deze verzekering heeft betrekking op de medische kosten (na tegemoetkoming van het ziekenfonds en enkel volgens de RIZIV-barema's). De deelnemers dienen aldus aangesloten te zijn bij een ziekenfonds. Ook de burgerlijke aansprakelijkheid voor lichamelijke letsels en materiële schade aan derden is verzekerd tot een bepaald bedrag.
Verlies of diefstal van voorwerpen, alsook schade aan kleding, brillen, vulpennen, juwelen, uurwerken, gsm’s, ... zijn niet gedekt door de verzekering. Waardevolle voorwerpen zoals gsm’s, muziekbox, draadloze oortjes, enz. zijn niet toegelaten tijdens het sportkamp. Dit geldt ook voor roken, alcoholische dranken en grote hoeveelheden snoep.
Bij ziekte geldt de gewone ziekteverzekering van de deelnemer.
Artikel 12: Aangifte van een ongeval en administratieve afhandeling
Ieder ongeval tijdens het sportkamp moet via het daartoe bestemde formulier ‘Aangifte van een sportongeval' (verkrijgbaar bij de sportdienst of de lesgevers van het sportkamp) zo snel mogelijk (liefst binnen de 48 uur) aangegeven worden bij de sportdienst (Demervallei 8, 3200 Aarschot). De sportdienst zal deze aangifte online indienen, Ethias neemt later rechtstreeks contact op met de deelnemer en/of ouders.
Artikel 13: Fiscaal attest
De federale overheid voorziet een belastingvermindering op opvangactiviteiten in de sport - en jeugdsector. Sportkampen vallen hier ook onder en dat betekent dat inschrijvingsgelden voor sportkampen fiscaal kunnen ingebracht worden door middel van een fiscaal attest, en dit voor kinderen tot 14 jaar of voor kinderen met een zware handicap tot 21 jaar.
Er staat geen beperking op het aantal opvangdagen per jaar dat voor fiscale aftrek in aanmerking komt. Het maximumbedrag per oppasdag per kind kan jaarlijks wijzigen. De fiscale attesten worden aangemaakt en online ingediend door de sportdienst. Op deze manier verschijnt dit attest rechtstreeks in de belastingaangifte van de belastingplichtige. Belangrijk hierbij is dat alle accountgegevens in het gezinsprofiel up-to-date zijn en dat de belastingplichtige (=fiscaal ten laste) als hoofdcontact staat aangeduid. Van zodra de fiscale attesten zijn aangemaakt zal men hiervan op de hoogte worden gebracht en kan men deze ook terugvinden in het gezinsprofiel.
Artikel 14: Andere attesten
Sommige werkgevers en mutualiteiten komen tegemoet in de kostprijs bij deelname aan
sportkampen.
Attesten voor de mutualiteit worden na afloop van de vakantieperiode aangemaakt door de sportdienst en via mail doorgestuurd. Deze attesten kan men steeds terugvinden in het gezinsprofiel.
De (standaard)formulieren van de werkgever moeten zo snel mogelijk na de inschrijving bezorgd worden aan de sportdienst om rekening te houden met de verwerking en de betalingstermijn.
Artikel 15: Financiële tegemoetkoming via de UiTPAS
Deelnemers die inwoner zijn van Aarschot en in het bezit zijn van een UiTPAS met geldig kansentarief hebben recht op een korting van 80%. In het gezinsprofiel kan men het UiTPAS-nummer koppelen aan het overeenkomstig gezinslid. Een deelnemer die recht heeft op het kansentarief zal automatisch een korting van 80% krijgen bij het inschrijven voor de sportkampen.
Voor meer info omtrent de UiTPAS met kansentarief kan je terecht bij het sociaal huis.
Sociaal huis
Bekaflaan 31A
3200 Aarschot
016 55 07 09
Artikel 16: Verloren voorwerpen
Om voorwerpen in geval van verlies opnieuw aan hun eigenaar te kunnen bezorgen, worden deze best van de naam van het kind voorzien. Noch de sportdienst, noch de lesgevers kunnen verantwoordelijk worden gesteld voor voorwerpen die verloren gaan. Gevonden voorwerpen worden tijdens de duur van het sportkamp bijgehouden op de locatie van het sportkamp. Een gevonden voorwerp dat binnen de 3 maanden niet wordt opgehaald, wordt weggegooid of weggegeven.
Artikel 17: Foto’s deelnemers sportkampen
Op de sportkampen worden mogelijks foto’s genomen. Indien men bezwaar heeft tegen het nemen van foto’s van uw kind (die wij gebruiken voor publicaties), dient men dit aan te duiden in het gezinsprofiel.
Artikel 18: Klachten
Een ouder kan met een klacht in eerste instantie rechtstreeks terecht bij de lesgever of sportdienst.
Komt de ouder na overleg met de sportkampverantwoordelijke niet tot een akkoord, of handelt de klacht over het optreden van de sportkampverantwoordelijke zelf, dan kan de klacht ingediend worden via het klachtenformulier van de Stad Aarschot (https://www.aarschot.be/klacht-aan-stad-aarschot).
Voor de aangelegenheden die niet voorzien zijn in het reglement van de sportkampen, beslist het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 19: Verklaring van deelnemer, ouder of voogd
Door in te schrijven voor de sportkampen, verklaart de ouder of voogd zich akkoord met het reglement, verleent hij/zij toestemming voor deelname aan het sportkamp en geeft hij/zij de organisatoren de toelating om de nodige maatregelen te nemen.
Artikel 20 Privacyverklaring
De privacyverklaring van de Stad Aarschot is van toepassing.
Artikel 21
Dit reglement gaat in werking op 8 januari 2026.