De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het voorstel goed tot wijziging van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel m.b.t. de mogelijkheid tot digitale loonstroken.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurde op 24.07.2014 het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel goed en werd laatst gewijzigd op 08.02.2024. In het kader van een meer digitaal en moderner HR-beleid wordt beslist om de mogelijkheid tot digitale loonstroken in te voeren. Daartoe dient het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel aangepast te worden.
Het voorstel tot wijziging van het arbeidsreglement is principieel goedgekeurd door het vast bureau in de zitting van 23.02.2024.
De vakorganisaties hebben een positief advies gegeven tijdens het syndicaal overleg van 18.03.2024, waarna een protocol van akkoord werd opgesteld om deze regeling door te voeren en op te nemen in het arbeidsreglement.
In het kader van de integratie tussen stad en OCMW en de digitalisering van de HR-werking werd de overheidsopdracht "Aankoop en implementatie van een geïntegreerd e-HRM softwarepakket met dienstverlening" opgestart. De overheidsopdracht omvat 3 percelen:
De overheidsopdracht is door het college van burgemeester en schepenen van 13.10.2023 gegund aan Cipal Schaubroeck voor perceel 1 en perceel 3 en aan Syntegro voor perceel 2 en omvat onder meer de invoering van digitale loonstroken voor het personeel. Daartoe dient het arbeidsreglement gewijzigd te worden. Conform artikel 3ter van de arbeidsovereenkomstenwet dient het arbeidsreglement minimaal het volgende te vermelden:
Voor het beheer en de bewaring van de digitale loonstroken werkt Cipal Schaubroeck samen met leverancier Unfiedpost. Medewerkers krijgen toegang tot hun archief via een persoonlijke login. De loonbrieven worden gedurende 7 jaar bewaard op het platform, ook na eventuele uitdiensttreding van de medewerker. Medewerkers die dit wensen, kunnen hun loonbrief nog steeds op papier blijven ontvangen.
Rekening houdend met bovenstaande wordt voorgesteld om bij hoofdstuk 7, artikel 27 van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel volgende paragraaf toe te voegen:
‘§4. Het personeelslid heeft de keuze tussen een digitale loonbrief of een papieren loonbrief onder gesloten omslag. Digitale loonbrieven worden verzonden en opgeslagen door de werkgever via Unifiedpost, met ondernemingsnummer 0471.730.202, dat optreedt als elektronische archiveringsdienst. De loonbrieven kunnen geraadpleegd worden via de website https://www.adminbox.eu/v10/users/sign_in?locale=nl. Personeelsleden krijgen toegang tot hun persoonlijk archief via een eigen login. De digitale loonbrieven worden gedurende 7 jaar bewaard.’
Bovenstaand voorstel tot wijziging van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel is principieel goedgekeurd door het vast bureau in de zitting van 23.02.2024. De vakorganisaties hebben een positief advies gegeven binnen het syndicaal overleg van 18.03.2024, waarna een protocol van akkoord werd opgesteld om deze regeling door te voeren en op te nemen in het arbeidsreglement.
De invoering van digitale loonstroken maakt deel uit van de overheidsopdracht "Aankoop en implementatie van een geïntegreerd e-HRM softwarepakket met dienstverlening". De uitgaven zijn in exploitatie en investeringen voorzien in het meerjarenplan 2022-2025 onder de volgende ramingen:
Exploitatie (jaarlijkse kost vanaf 2024)
Stad
Perceel 1:
MJP105292 (licenties), MJP105293 (sociaal secretariaat), MJP105296 (opleiding), MJP105299 (service en onderhoud) en
MJP105302 (juridische consultancy)
Perceel 2:
MJP105294 (licenties), MJP105297 (opleiding) en MJP105300 (service en onderhoud)
Perceel 3:
MJP105298 (opleiding), MJP105301 (service en onderhoud)
voor een totaalbedrag van 244.572 euro
OCMW
Perceel 1:
MJP105288 (licenties) en MJP105289 (sociaal secretariaat)
Perceel 2:
MJP105290 (licenties)
Perceel 3:
geen exploitatiekost
voor een totaalbedrag van 66.807 euro.
Totaal jaarlijkse exploitatiekost voor Stad en OCMW vanaf 2024 is geraamd op 311.379 euro + 44.162 euro opleidingskost
in 2023.
Investering (eenmalige implementatiekost)
Stad
De eenmalige implementatiekosten zijn voorzien bij de stad in 2024 onder de volgende ramingen:
Perceel 1:
MJP105304 (sociaal secretariaat)
Perceel 2:
MJP105305 (tijdsregistratie)
Perceel 3:
MJP105306 (personeelsbeheer)
voor een totaalbedrag van 189.760,50 euro.
Volgens de opgegeven prijzen en de vermoedelijke hoeveelheden in de inventaris bij de BAFO nr. 2 van Cipal Schaubroeck
en Syntegro is er vanaf 2024 een jaarlijks exploitatiekost van 284.964 euro, een eenmalige opleidingskost van 35.232 euro
en een eenmalige implementatiekost van 147.565 euro.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt volgende toevoeging goed bij hoofdstuk 7, artikel 27 van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel m.b.t. de invoering van digitale loonstroken:
‘§4. Het personeelslid heeft de keuze tussen een digitale loonbrief of een papieren loonbrief onder gesloten omslag. Digitale loonbrieven worden verzonden en opgeslagen door de werkgever via Unifiedpost, met ondernemingsnummer 0471.730.202, dat optreedt als elektronische archiveringsdienst. De loonbrieven kunnen geraadpleegd worden via de website https://www.adminbox.eu/v10/users/sign_in?locale=nl. Personeelsleden krijgen toegang tot hun persoonlijk archief via een eigen login. De digitale loonbrieven worden gedurende 7 jaar bewaard.’
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het voorstel goed tot wijziging van de rechtspositieregelingen van het OCMW-personeel m.b.t. het ziekteverlof.
Het vast bureau keurde op 06.10.2023 het ontwerp van het aanwezigheidsbeleid goed. Binnen het syndicaal overleg van 23.10.2023 werd een protocol voor akkoord afgesloten met de vakorganisaties voor de visietekst. Het aanwezigheidsbeleid dient nu geïmplementeerd te worden in de rechtspositieregelingen van het OCMW-personeel.
Het managementteam verleende een gunstig advies op 26.03.2024 betreffende de voorgestelde wijzigingen in de rechtspositieregelingen.
Het verminderen van verzuim en het bevorderen van een gezonde werkcultuur zijn belangrijk voor elke organisatie.
Met een multidisciplinair samengestelde werkgroep werd daarom een aanwezigheidsbeleid uitgewerkt voor stad en OCMW Aarschot.
De werkgroep bestond uit medewerkers van stad en OCMW, bijgestaan door specialisten van Idewe.
Het vast bureau keurde op 06.10.2023 het ontwerp van het aanwezigheidsbeleid goed.
Binnen het syndicaal overleg van 23.10.2023 werd een protocol voor akkoord afgesloten met de vakorganisaties voor de visietekst (zie bijlage). Het aanwezigheidsbeleid is toegevoegd in bijlage bij dit agendapunt en dient nu geïmplementeerd te worden in de rechtspositieregelingen voor het OCMW-personeel. Daartoe wordt in bijlage een voorstel toegevoegd tot aanpassing van deel 8, hoofdstuk 5 'ziekteverlof' van de rechtspositieregeling algemeen en specifiek personeel van het OCMW en de rechtspositieregeling diensten en instellingen van het OCMW.
Het managementteam verleende een gunstig advies op 26.03.2024 betreffende de voorgestelde wijzigingen in de rechtspositieregeling.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het aanwezigheidsbeleid als in bijlage goed.
Artikel 2
§1. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de bijgaande wijziging goed van deel 8, hoofdstuk 5 'ziekteverlof' van de rechtspositieregeling OCMW algemeen en specifiek personeel.
§2. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de bijgaande wijziging goed van deel 8, hoofdstuk 5 'ziekteverlof' van de rechtspositieregeling OCMW diensten en instellingen.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het voorstel goed tot wijziging van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel m.b.t. het ziekteverlof.
Het vast bureau keurde op 06.10.2023 het ontwerp van het aanwezigheidsbeleid goed. Binnen het syndicaal overleg van 23.10.2023 werd een protocol voor akkoord afgesloten met de vakorganisaties voor de visietekst. Het aanwezigheidsbeleid dient nu geïmplementeerd te worden in het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel.
Het managementteam verleende een gunstig advies op 26.03.2024 betreffende de voorgestelde wijzigingen in het arbeidsreglement.
Het verminderen van verzuim en het bevorderen van een gezonde werkcultuur zijn belangrijk voor elke organisatie.
Met een multidisciplinair samengestelde werkgroep werd daarom een aanwezigheidsbeleid uitgewerkt voor stad en OCMW Aarschot.
De werkgroep bestond uit medewerkers van stad en OCMW, bijgestaan door specialisten van Idewe.
Het vast bureau keurde op 06.10.2023 het ontwerp van het aanwezigheidsbeleid goed. Binnen het syndicaal overleg van 23.10.2023 werd een protocol voor akkoord afgesloten met de vakorganisaties voor de visietekst (zie bijlage). Het aanwezigheidsbeleid is toegevoegd in bijlage bij dit agendapunt en dient nu geïmplementeerd te worden in het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel. Daartoe wordt in bijlage een voorstel toegevoegd tot aanpassing van hoofdstuk 6, artikel 22 'ziekte' van het arbeidsreglement.
Het managementteam verleende een gunstig advies op 26.03.2024 betreffende de voorgestelde wijzigingen in de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de bijgaande wijziging goed van hoofdstuk 6, artikel 22 'ziekte' van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel.
De raad keurt de aanpassing van het personeelsplan voor de diensten en instellingen goed.
Op 11.05.2023 keurde de raad een personeelsplan goed waarbij de aantallen, de effectief tewerkgestelde en aanwezige medewerkers, van tel zijn, zonder specificatie van het statuut. Het werkt flexibeler dan een vastgelegde formatie, zeker voor de diensten en instellingen die in concurrentie staan met andere zorgleveranciers. Het personeelsplan beschrijft het aantal medewerkers dat nodig is om de werking van de dienst te garanderen en is een adequate weergave van de effectieve personeelsbehoeften. Bij aanwerving dient er nog steeds gekeken te worden naar de budgettaire en financiële impact.
Met het nakende pensioen van de waarnemend directeur in gedachte is het aangewezen om zo snel mogelijk op zoek te gaan naar een departementshoofd Zorg/directeur WZC A5a-A5b die terug rechtstreeks leiding geeft aan de hoofdverpleegkundigen. Om voor deze sleutelfunctie voldoende valabele kandidaten te kunnen aantrekken die zowel de rol van departementshoofd zorg in combinatie met de rol van directeur WZC (inclusief de aansturing van het zorgpersoneel) kunnen opnemen willen we deze functie laten ondersteunen door een stafmedewerker zorgbeleid, zodat de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie in functie van de globale missie van het departement zorg kan gecontinueerd worden. Voor het bepalen van de IFIC categorie van de functie stafmedewerker zorgbeleid in ons personeelsplan baseren we ons op de IFIC referentiefunctie stafmedewerker zorgbeleid met code 6040 en wordt aan deze functie IFIC categorie 16 toegekend.
De functie van coördinator zorg (IFIC categorie 18) wordt dan geschrapt. De functie diensthoofd KELA (IFIC categorie 17, reeds vastgesteld op basis van de sectorale referentiefunctie met code 4040) stuurt het team aan van kinesisten, ergotherapeuten, logopedist, animatoren, animatie assistent, referentiepersoon dementie en kapper.
Gelet op de geleidelijke afbouw van de poetshulpen aan huis is het aanpassen van het aantal voltijdse equivalenten voor deze functie louter een actualisatie naar de huidige aantallen.
Op 11.05.2023 keurde de raad een personeelsplan goed waarbij de aantallen, de effectief tewerkgestelde en aanwezige medewerkers, van tel zijn, zonder specificatie van het statuut. Het werkt flexibeler dan een vastgelegde formatie, zeker voor de diensten en instellingen die in concurrentie staan met andere zorgleveranciers. Het personeelsplan beschrijft het aantal medewerkers dat nodig is om de werking van de dienst te garanderen en is een adequate weergave van de effectieve personeelsbehoeften. Bij aanwerving dient er nog steeds gekeken te worden naar de budgettaire en financiële impact.
Met het nakende pensioen van de waarnemend directeur in gedachte is het aangewezen om zo snel mogelijk op zoek te gaan naar een departementshoofd Zorg/directeur WZC A5a-A5b die terug rechtstreeks leiding geeft aan de hoofdverpleegkundigen. Om voor deze sleutelfunctie voldoende valabele kandidaten te kunnen aantrekken die zowel de rol van departementshoofd zorg in combinatie met de rol van directeur WZC (inclusief de aansturing van het zorgpersoneel) kunnen opnemen willen we deze functie laten ondersteunen door een stafmedewerker zorgbeleid, zodat de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie in functie van de globale missie van het departement zorg kan gecontinueerd worden. Voor het bepalen van de IFIC categorie van de nieuwe functie stafmedewerker zorgbeleid in ons personeelsplan baseren we ons op de IFIC referentiefunctie stafmedewerker zorgbeleid met code 6040 en wordt aan deze functie IFIC categorie 16 toegekend.
De functie van coördinator zorg (IFIC categorie 18) wordt dan geschrapt. De functie diensthoofd KELA (IFIC categorie 17, reeds vastgesteld op basis van de sectorale referentiefunctie met code 4040) stuurt het team aan van kinesisten, ergotherapeuten, logopedist, animatoren, animatie assistent, referentiepersoon dementie en kapper.
Gelet op de geleidelijke afbouw van de poetshulpen aan huis is het aanpassen van het aantal voltijdse equivalenten voor deze functie louter een actualisatie naar de huidige aantallen.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de aanpassing van het personeelsplan voor de diensten en instellingen goed. Het personeelsplan geeft een streefkader aan van het aantal medewerkers per discipline. Dit plan, voor de eerste keer goedgekeurd door de raad op 11.05.2023, vervangt de personeelsformatie voor de diensten en instellingen. Volgende wijzigingen worden doorgevoerd naar aanleiding van gewijzigde personeelsbehoeften:
Het budget werd in die zin opgenomen in het meerjarenplan.
Notulen en zittingsverslag vergadering 8 februari 2024
Notulen
Gelet op het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn, goedgekeurd door de raad van maatschappelijk welzijn in vergadering van 20.01.2022, inzonderheid artikel 29 §3;
Aangezien verder tijdens de vergadering geen bezwaren tegen de notulen van de vergadering van 08 februari 2024 werden ingebracht;
zijn de notulen van de vergadering van 8 februari 2024 goedgekeurd.
Zittingsverslag
In toepassing van artikel 278 §1 van het decreet over het lokaal bestuur en artikel 28 §2 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn is het zittingsverslag vervangen door de integrale audio-opname van de openbare zitting van de raad voor openbaar welzijn.