Besluit  Gemeenteraad

Regelgeving

Feiten, context en motivering

In het kader van een meer digitaal en moderner HR-beleid werd, bij aanpassing van de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel door de gemeenteraad in zitting van 18.04.2024, de mogelijkheid tot invoering van digitale loonstroken voor het gemeentepersoneel voorzien waarbij elke medewerker de keuze heeft tussen een digitale loonbrief of een papieren loonbrief onder gesloten omslag.  Voor het beheer en de bewaring van de digitale loondocumenten werkt ons sociaal secretariaat tot op heden samen met leverancier Unfiedpost. Op 1 oktober 2025 komt er echter een einde aan voormelde samenwerking en zal Doccle als nieuwe leverancier optreden voor het aanleveren van de digitale loondocumenten. Bijgevoegd gaan in dit verband, ter informatie, de infobrochures van Doccle (medewerkers/personeelsdienst). Personeelsleden krijgen toegang tot hun persoonlijk archief via een eigen login. De opslag bij de elektronische archiveringsdienst wordt gewaarborgd gedurende een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst/aanstelling.

Rekening houdend met bovenstaande is een aanpassing van de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel ter zake aangewezen.  Het voorstel tot aanpassing betreft in concreto:

• opnemen van onderstaande wijziging, cursief gemarkeerd, van artikel 475, §2 houdende digitale loonbrieven opgenomen in deel 12- arbeidsreglement, afdeling 7-algemene bepalingen, met detail [huidige bepaling/voorstel nieuwe bepaling] gevoegd in bijlage: 
  
  Het personeelslid heeft de keuze tussen een digitale loonbrief of een papieren loonbrief onder gesloten omslag. Digitale loonbrieven worden verzonden en opgeslagen door de    werkgever via Doccle BV, met ondernemingsnummer 0846.382.408, dat optreedt als elektronische archiveringsdienst. De loonbrieven kunnen geraadpleegd worden via de          website https://doccle.be/ (pc) of via de doccle-applicatie (smartphone of tablet). Personeelsleden krijgen toegang tot hun persoonlijk archief via een eigen login. De opslag        bij de elektronische archiveringsdienst wordt gewaarborgd gedurende een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst/aanstelling.
  
  
• aanhechten van bijgevoegde bijlage inzake elektronische loondocumenten als addendum aan de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel in het kader van het vastleggen van de nadere regels inzake het ontvangen, raadplegen en archiveren van de elektronische loondocumenten zoals opgesomd in artikel 16 van de wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen en artikel 3ter van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.

Voorliggend voortel tot wijziging van de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel is principieel goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 08.08.2025. Het wijzigingsvoorstel werd, bij toepassing van de schriftelijke procedure, voorgelegd aan de representatieve vakorganisaties, resulterend in een positief advies van ACV Openbare Diensten en ACOD-LRB mits duidelijke communicatie naar en begeleiding van de medewerkers in het kader van de overstap naar Doccle.  

Financiële Impact/budget

De financiering is voorzien in het budget 2025 en het meerjarenplan in het kader van de overheidsopdracht "Aankoop en implementatie van een geïntegreerd e-HRM softwarepakket met dienstverlening" onder de volgende ramingen: perceel 1 - MJP105293 (sociaal secretariaat) en MJP105299 (service en onderhoud).  De financiële impact behelst in concreto het wegvallen van de kost voor de aanmaak van loonbrieven, die vervangen wordt door een forfait dat in de maandfee wordt opgenomen met een geraamd budgetneutraal effect.