De raad geeft de goedkeuring aan het reglement voor de ter beschikking stelling van provisies voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven.
Het decreet over het lokaal bestuur bepaalt in artikel 272, §1: "Als het organisatiebeheersingssysteem daarvoor een regeling bevat, kunnen provisies ter beschikking gesteld worden van personeelsleden voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan." Het is aangewezen hiervoor een uniform reglement vast te stellen, die zowel geldt voor de stad als het OCMW en het Autonoom Gemeentebedrijf Aarschot.
Besluit:
De raad geeft de goedkeuring aan het reglement voor de ter beschikking stelling van provisies voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven.
Het decreet over het lokaal bestuur bepaalt in artikel 272, §1:
"Als het organisatiebeheersingssysteem daarvoor een regeling bevat, kunnen provisies ter beschikking gesteld worden van personeelsleden voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan."
Het is aangewezen hiervoor een uniforme regeling vast te stellen, die zowel geldt voor de stad als het OCMW en het Autonoom Gemeentebedrijf Aarschot.
Artikel 1 - Voorwaarden
De algemeen directeur kan, na overeenstemmend advies van de financieel directeur, schriftelijk beslissen om aan een nominatief aangewezen personeelslid (hierna provisiehouder genoemd) een provisie ter beschikking te stellen voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur, die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan zonder dat de vastgestelde bestelprocedure kan worden gevolgd. De beslissing van de algemeen directeur bevat het bedrag van de provisie, het doel ervan en de modaliteiten van de ter beschikking stelling (cash, bankkaart of beide). Indien de beslissing van de algemeen directeur niet zou overeenstemmen met het advies van de financieel directeur, zal de algemeen directeur deze beslissing ter goedkeuring voorleggen aan de gemeenteraad.
Een kopie van de beslissing van de algemeen directeur of desgevallend van de gemeenteraad wordt bezorgd aan het betrokken personeelslid, samen met dit reglement en aan de financieel directeur. De intrekking van een dergelijk besluit gebeurt op dezelfde wijze, nl. schriftelijk en met een kopie voor het betrokken personeelslid en de financieel directeur.
Artikel 2 - Bedrag van de provisie
De algemeen directeur bepaalt het bedrag van de provisie in functie van de noodwendigheden van de dienstverlening. De provisie mag evenwel maximum € 5.000,00 bedragen per provisiehouder.
Artikel 3 - Uitvoering van betalingen
Per provisiehouder, wordt een bankrekening geopend op naam van het OCMW Aarschot, waarop de provisie zal worden gestort.
Enkel de provisiehouder heeft volmacht op deze rekening. De bankkaart wordt uitsluitend door de provisiehouder zelf gebruikt en de bankkaart wordt beveiligd aan de hand van een strikt persoonlijke code. De provisiehouder is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer en het gebruik van de toegekende provisie. Dit houdt in dat de provisiehouder zal worden aangesproken voor uitgaven die achteraf worden betwist en voor het onregelmatig beheer van de bankkaart die ter beschikking werd gesteld. De provisie mag in geen geval voor persoonlijke doeleinden worden aangewend. In geval van verlies of diefstal van de bankkaart moet de provisiehouder onmiddellijk en persoonlijk de bankkaart blokkeren via CARDSTOP en de financiële dienst hiervan in kennis stellen.
Vooraleer de provisiehouder via de provisie een betaling doet, controleert de provisiehouder of er op de desbetreffende ramingsnummer in het meerjarenplan nog kredieten beschikbaar zijn. Alleen binnen de beschikbare kredieten kan de provisie worden aangewend. In geval een betaling in contanten werd verricht, stort de provisiehouder het eventueel gekregen wisselgeld onmiddellijk terug op de bankrekening voorzien voor de provisie. De provisierekening mag nooit een debetsaldo vertonen.
Artikel 4 - Staat van uitgaven
De provisiehouder registreert en verantwoordt zijn/haar op de provisie gedane uitgaven maandelijks in een staat van uitgaven. Op dit formulier registreert het departementshoofd zijn/haar akkoord voor de gedane uitgaven en het restant van de provisie. De gedetailleerde staat van uitgaven wordt samen met de verantwoordingsstukken per maand overgemaakt aan het departement financiën. Indien in de loop van de maand geen uitgaven zijn gedaan met de provisie, wordt een nulstaat overgemaakt aan het departement financiën. Indien de gedane uitgaven in de loop van de maand de beschikbare provisie dreigen te overstijgen, worden de staat van de uitgaven en de daarbij horende bewijsstukken onmiddellijk overgemaakt aan het departement financiën. In de maand december van elk jaar worden de staat van uitgaven en de bijhorende bewijsstukken voor 31 december overgemaakt aan het departement financiën.
Artikel 5 - Aanzuivering van de provisie
Het departement financiën verifieert of de staat van uitgaven overeenstemt met de erbij horende bewijsstukken en controleert de bewijsstukken. Bij aanvaarding van de uitgaven worden de uitgaven geboekt in de boekhouding en wordt de provisie aangezuiverd tot het bedrag vermeld in artikel 2. Indien het departement financiën bepaalde gedane uitgaven van de provisiehouder niet aanvaardt, legt de provisiehouder de gedane uitgaven voor aan het vast bureau, dat beslist over de al dan niet aanvaarding van de gedane uitgaven.
Artikel 6 - Beëindiging van een provisie
Het beheer van de provisie door een provisiehouder kan worden beëindigd door:
Bij beëindiging van de provisie bezorgt de provisiehouder de provisie terug aan de financieel directeur, verminderd met het bedrag van de gedane uitgaven op voorlegging van een gedetailleerde staat van uitgaven en vergezeld van de nodige verantwoordingsstukken, conform de procedure zoals voorzien in artikel 4.
Indien de uitgavenstaat en verantwoordingsstukken in orde worden bevonden, wordt aan de provisiehouder kwijting verleend. De rekening wordt stopgezet of in afwachting van de aanstelling van een nieuwe provisiehouder tijdelijk onder beheer van de financieel directeur gebracht.
Artikel 7 - Organisatiebeheersing
Om een redelijke zekerheid te verschaffen over
zal de financieel directeur, of een personeelslid dat door de financieel directeur daarvoor werd aangeduid, controle uitoefenen op het correcte gebruik van de provisie overeenkomstig de procedure voorzien in artikel 5. Hierbij wordt aandacht besteed aan:
Bij een eerste vaststelling van niet correct gebruik van de provisie kan de algemeen directeur toelaten dat de provisie verder wordt gebruikt om de continuïteit van de normale werking van de betrokken dienst niet te hinderen. Bij herhaalde vaststelling van niet correct gebruik van de provisie trekt de algemeen directeur de toekenning van de provisie in. Het vast bureau wordt hiervan op de hoogte gebracht. Bij vaststelling van een frauduleus kastekort of van uitgaven die duidelijk moeten worden betwist, wordt het gebruik van de provisie onmiddellijk stopgezet en zal de provisiehouder persoonlijk worden aangesproken op zijn/haar verantwoordelijkheid terzake.
Eén keer per jaar verifieert de financieel directeur de boekhouding en de ter beschikking gestelde provisies aan de provisiehouders. De bevindingen worden opgenomen in de jaarlijkse rapportering aan de Raad.
Artikel 8 - Modelformulier
Voor het gebruik van de provisie, de registratie van de gedane uitgaven en de bijhorende verantwoording en bewijsstukken, de aanzuivering van de provisie, de afsluiting van de provisie en de uitoefening van de controle op het correct gebruik van de provisie wordt gebruik gemaakt van het modelformulier in bijlage bij deze beslissing.
Artikel 9 - Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op 13 maart 2026.
De raad voor maatschappelijk welzijn duidt een vertegenwoordiger aan die OCMW Aarschot zal vertegenwoordigen in de algemene vergaderingen van OFP Prolocus.
In voorbereiding van de algemene vergadering van OFP Prolocus, die plaatsvindt op 22 juni 2026, wordt gevraagd om de gegevens van de (nieuwe) vaste stemgerechtigde vertegenwoordiger door te geven.
De schepen voor personeel (Annick Geyskens) werd door de gemeenteraad in vergadering van 15 mei 2025 aangeduid als vertegenwoordiger van de stad in de algemene vergaderingen van OFP Prolocus.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt voorgesteld om akkoord te gaan met de aanduiding van mevrouw Annick Geyskens als vertegenwoordiger voor OCMW Aarschot in de algemene vergaderingen van OFP Prolocus
Gelet op
Gelet op
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt voorgesteld om mevrouw Annick Geyskens aan te duiden als vertegenwoordiger van OCMW Aarschot in de algemene vergaderingen van OFP Prolocus.
Met 28 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 0 stemmen onthouden.
Artikel 1
Annick Geyskens wordt aangeduid als vertegenwoordiger van OCMW Aarschot in de algemene vergadering van OFP Prolocus
Artikel 2
Voor zover de statuten dit toelaten en tenzij de raad voor maatschappelijk welzijn deze beslissing herziet, geldt de voornoemde aanduiding tot de volgende volledige vernieuwing van de raad.
Artikel 3
Een afschrift van dit besluit wordt verzonden aan:
Notulen en zittingsverslag vergadering 12 maart 2026
Notulen
Gelet op het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn, goedgekeurd door de raad van maatschappelijk welzijn in vergadering van 13.03.2025, inzonderheid artikel 24 §1;
Aangezien verder tijdens de vergadering geen bezwaren tegen de notulen van de vergadering van 12 maart 2026 werden ingebracht;
zijn de notulen van de vergadering van ........................ goedgekeurd.
Zittingsverslag
In toepassing van artikel 278 §1 van het decreet over het lokaal bestuur en artikel 28 §2 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn is het zittingsverslag vervangen door de integrale audio-opname van de openbare zitting van de raad voor openbaar welzijn.