Besluit Gemeenteraad
Wedstrijd 'Win je Zaak' in kader van leegstands- en activeringsbeleid: concept en wedstrijdreglement 2023-2024
Gwendolyn Rutten, Burgemeester
Bert Van der Auwera, Nicole Van Emelen, Annick Geyskens, Gerry Vranken, Stef Van Calster, Kurt Lemmens, schepenen
Betty Kiesekoms, Nico Creces, Nele Pelgrims, Bart Dehaes, Bart Den Hondt, Julia Mellaerts, Leo Janssens, Ronny De Ryck, Koen Nijs, Cindy Symons, Marleen Verhaegen, Wendy De Rijck, Dries Vandenbroeck, Petra Vanlommel, Thomas Salaets, Dries Van Horebeek, Hanne Goossens, Gerda Vandegaer, gemeenteraadsleden
Christi Van Calster, Algemeen directeur
Toelichting
Rekening houdend met
- het leegstands- en activeringsbeleid om de leegstand bij handelspanden terug te dringen;
- het succes van de wedstrijd in 2022-2023 (driemaal meer inschrijvingen dan verwacht, meer prijzen voorzien wegens de vele veelbelovende ondernemers en concepten);
- het imago van de stad Aarschot als ondernemersvriendelijke stad;
- het onderliggende ondernemerschap dat we zonder oproep en wedstrijd niet kunnen capteren
wordt aan de gemeenteraad voorgesteld de organisatie van de wedstrijd Win je Zaak en het bijhorende wedstrijdreglement goed te keuren.
Het opzet van deze actie bestaat er voornamelijk in startende ondernemers te begeleiden en allerhande voordelen te bieden (vb. startersbegeleiding UNIZO t.w.v. 2.000,- euro). Er worden 3 winnaars gekozen die elk een mooie prijzenpot krijgen:
- 1 jaar lang handelshuur t.w.v. 11.400,- euro (= "gratis handelspand");
- inrichtingsbudget;
- openingspubliciteit.
Regelgeving
- het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en de bijhorende besluiten en omzendbrieven van de Vlaamse regering;
- de wet van 29.07.1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen;
- de wet van 11.04.1994 betreffende de openbaarheid van bestuur;
- het bestuursdecreet van 7 december 2018;
- het Besluit van de Vlaamse Regering d.d. 30 maart 2018 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen;
Feiten, context en motivering
Stad Aarschot wil de wedstrijd 'Win je Zaak' herhalen in 2023-2024.
Opzet van de actie:
Startende ondernemers worden begeleid en krijgen allerhande voordelen (vb. startersbegeleiding UNIZO t.w.v. 2.000,- euro). De winnaars van deze campagne krijgen tal van voordelen: één jaar lang een handelspand gratis ter beschikking, inrichtingsbudget en openingspubliciteit. De jury zal 3 winnaars aanduiden.
Doelen van de actie:
Naast 3 ondernemers die zullen starten in het Aarschotse kernwinkelgebied, beoogt de actie ook de volgende doelen:
- Stimuleren van het ondernemerschap: de andere deelnemers worden uiteraard niet aan hun lot overgelaten. Ook zij blijven begeleiding krijgen bij hun zoektocht naar het starten van hun eigen onderneming in het kernwinkelgebied van Aarschot;
- Promotie van de stad Aarschot als ondernemingsvriendelijke stad: dankzij deze actie proberen we de stad naar andere ondernemers te promoten. Naast de wedstrijd zijn er immers de andere flankerende maatregelen die mogelijk interessant zijn (vb. “Schot in je zaak!” waarbij de ondernemer kan huren aan voordelige voorwaarden en bovendien een subsidie van 1.000,- euro krijgt);
- Sensibiliseren van eigenaars: door deze actie willen we eigenaars van handelspanden in Aarschot overtuigen dat de stad grote inspanningen levert om zowel eigenaars als ondernemers te helpen en dit op diverse manieren. Er worden niet enkel gesprekken gevoerd met de eigenaars, maar ook premies voorzien en wedstrijdacties op poten gezet. Hiermee dragen we de boodschap uit dat het aanpakken van leegstand een gedeelde verantwoordelijkheid is;
- Nieuwe concepten en unieke ideeën naar Aarschot trekken: dankzij deze wedstrijd worden creatieve ondernemers geprikkeld;
- Algemene promotie van de stad Aarschot en in het bijzonder promotie van het diverse handelsapparaat van de stad Aarschot, zowel voor bezoekers, inwoners, ondernemers, partners....
Coördinatie en begeleiding:
Deze actie wordt begeleid en gecoördineerd door consultancybureau City D. Zij beschikken over ruime ervaring en expertise wat betreft centrummanagement en leegstandsbeleid. Ook hebben zij gelijkaardige campagnes in andere steden en gemeenten op touw gezet en de wedstrijd in 2022-2023 gecoördineerd.
Financiële Impact/budget
| PUBLICITEIT | |||||
| Communicatiebureau | € 20.000,00 | Lancering actie (promofilmpje, drukwerk, ontwerp huisstijl, logo...) Budget op basis van de facturen van Win je Zaak 2022 - 2023 |
|||
| bestickering (1.000,00 euro per pand) | € 3.000,00 | 3 panden * 1000,- euro | |||
| Persconferenties (lancering, prijsuitreiking, opening) | € 3.000,00 | 3 persconferenties * 1.000,- euro | |||
| TOTAAL PUBLICITEIT | € 26.000,00 | ||||
| PRIJZENPOT | |||||
| huur - 3 panden via Schot in je Zaak (950 euro) | € 34.200,00 | 950 euro * 12 maanden * 3 panden = 34.200,00 euro | |||
| Inrichtingsbudget (5.000,00 euro per pand) | € 15.000,00 | 3 winnaars * 5.000,- euro | |||
| Publiciteitsbudget (1.000,00 euro per pand) | € 3.000,00 | 3 winnaars * 5.000,- euro | |||
| TOTAAL PRIJZENPOT | € 52.200,00 | ||||
| EXTRA | |||||
| Roularta mediapartner | € 10.000,00 | lancering campagne | |||
| Fotoreportage prijsuitreiking | € 500,00 | Via raamcontract dienst Communicatie | |||
| Kosten jury | € 2.000,00 | Ontbijt en lunches tijdens de jurydagen, afsluitend diner, Aarschotse Cadeaubonnen als relatiegeschenk... | |||
| TOTAAL EXTRA | € 12.500,00 | ||||
| TOTAAL WIN JE ZAAK | € 90.700,00 | ||||
Opmerking 1: De ondersteuning voor het projectmanagement (wedstrijdcoördinatie) werd niet in deze begroting opgenomen aangezien de uren ook gebruikt worden voor andere acties m.b.t. leegstand starters: contacteren van eigenaars, faciliteren en ondersteunen van starters, deelnemen aan het dienstoverleg leegstand... De kredieten voor deze ondersteuning zijn voorzien voor 2023-2024-2025 op MJP102469.
Opmerking 2: De nodige kredieten worden voorzien tijdens de eerstkomende budgetwijziging.
Publieke stemming
Besluit
Artikel 1: De organisator
De stad Aarschot organiseert de campagne ‘Schot in je zaak’ volgens de regels vervat in deze afsprakennota.
Artikel 2: Campagne
Deze campagne bestaat uit het selecteren en begeleiden van drie startende ondernemers in de binnenstad van Aarschot. Het betreft de uitbating van een publieksgericht en commercieel concept met klemtoon op handel, horeca en persoonlijke verzorging. Dit sluit niche-concepten in een andere branche niet uit, gegeven het feit dat dit een nieuw concept betreft in de Aarschotse binnenstad. De andere kandidaten die niet winnen, worden nadien ook verder begeleid indien nodig en gewenst. Echter hebben zij geen recht op prijzengeld.
De communicatiecampagne gebeurt door een communicatiebureau (ontwerp voor diverse dragers, online en offline campagne [campagne via sociale media, affiches...], website, ondersteuning bij persmomenten, bestickering panden, afwikkeling wedstrijd...). De communicatie zal steeds worden afgestemd met dienst Communicatie en met de bevoegde schepen.
Artikel 3: Duur campagne
De campagne loopt over 1 jaar met het officiële startsein op vrijdag 17 november 2023 (= Dag van de Ondernemer) met bekendmaking van de actie en de zoektocht naar ondernemerschap.
Artikel 4: Rechtmatige deelnemers
Deelname is voor iedereen die zich geroepen voelt om een eigen zaak te runnen met een duidelijke visie op ondernemerschap en vakmanschap. De deelnemer moet beschikken over een startkapitaal van min. 6.600,- euro. Dit staat zo beschreven in het uit te werken businessplan.
Kandidaten die bij een vorige editie meededen, kunnen opnieuw hun kans wagen.
De kandidaat-ondernemer kan zich kandidaat stellen door zich in te schrijven via de website van de stad Aarschot en de sublink www.aarschot.be/schotinjezaak.be en dit voor 14 januari 2024. Voor verdere informatie: zie structuur campagne.
De organisator kan te allen tijde een persoon van deelname aan de campagne uitsluiten in geval van inbreuk op één van de deelnemingsvoorwaarden of in geval van misbruik, misleiding of een deelname ter kwader trouw aan de campagne.
Er worden max. 30 deelnemers uitgenodigd voor een eerste pitch op basis van de inschrijvingen en een eerste screening.
Artikel 5: Jury
De jury beoordeelt de kandidaturen en beslist welke kandidaten zullen doorgaan naar de volgende ronde. De jury kiest de 3 eindwinnaars.
De jury is samengesteld uit experten van de volgende instanties:
- Stad Aarschot;
- De handelsvereniging (Aarschot Parelt) en/of middenstandsraad (MiA);
- UNIZO en/of VOKA;
- provincie Vlaams-Brabant;
- de projectbegeleider (= wedstrijdcoördinator) zetelt als jurylid met raadgevende stem. De wedstrijdcoördinator neemt de rol van vertrouwenspersoon op;
- andere handelsvertegenwoordiging: winnaar van vorige editie, aangevuld met eventuele handelaars met evenwichtige verdeling van de verschillende sectoren (handel, horeca).
Artikel 6: Begeleiding
Deelnemers zijn verplicht zich te laten begeleiden door de startersbegeleiding van UNIZO. Hier staat een minimale kost van 175,- euro tegenover (waarde begeleiding geraamd op € 2.000,-). Bovendien wordt er gewerkt met een open boekhouding om de huurafspraken na jaar 1 op transparante wijze te kunnen berekenen. De kandidaat is dus verplicht om samen met de coaches hier duidelijkheid over te verschaffen.
- Uitzondering 1: de kandidaat is minstens 5 jaar actief als zelfstandig ondernemer;
- Uitzondering 2: de kandidaat volgde in de afgelopen 5 jaar reeds de startersbegeleiding van UNIZO.
Artikel 7: Timing
Voorgestelde timing is onder voorbehoud van:
- aantal ingeschreven kandidaten;
- beschikbaarheid juryleden;
- onvoorziene omstandigheden.
17 november 2023 - 14 januari 2024: bekendmaking wedstrijd/wervingscampagne/kandidaatstelling
In de loop van de maanden november, december, januari wordt de wedstrijd kenbaar gemaakt via verschillende stedelijke en andere mediakanalen. Daarenboven kunnen er in verschillende opleidingsinstituten voor volwassenonderwijs of scholen infosessies gegeven worden aan studenten om hen te prikkelen om zich kandidaat te stellen voor deze campagne.
Dit kan vóór 14 januari 2023 via de website www.aarschot.be/schot-in-je-zaak/win-je-zaak. De inschrijvingsformulieren komen terecht bij CityD-WES, het bedrijf dat in het kader van de opdracht ‘centrummanagement en leegstandsbestrijding’ is aangesteld ter coördinatie van dit project.
februari 2024: voorstelling kandidaten/pitch
De deelnemers worden na een eerste screening uitgenodigd om zichzelf en hun concept voor te stellen tijdens een pitchmoment. Aan de hand van deze pitch beslist de jury welke kandidaten zullen doorgaan naar de volgende ronde.
maart - mei 2024: traject UNIZO
De kandidaten volgen het starterstraject van UNIZO.
juni 2024: voorstelling businessplan en keuze winnaars
Finale pitch waarbij de kandidaten hun businessplan (incl. financieel plan) voorstellen aan de juryleden. De jury peilt naar de haalbaarheid van de concepten. Op het einde van de jurydagen zijn de 3 winnaars bekend.
juni 2024: bekendmaking winnaars
De 3 winnaars worden bekend bekendgemaakt tijdens een officiële prijsuitreiking incl. persmoment.
De winnaars openen hun handelszaken uiterlijk op 31.12.2024. Indien een winnaar zijn/haar handelszaak omwille niet opent, wordt de prijzenpot niet uitgekeerd aan deze winnaar. Als de deadline voor opening van de handelszaak van een winnaar (31.12.2024) niet gehaald kan worden, kan er in onderling overleg en afhankelijk van de reden(en) besproken worden om uitstel voor opening te verlenen.
Artikel 8: Toekenning van de prijzen (=starterspakket)
De drie winnaars ontvangen elk een starterspakket met tal van voordelen:
- één jaar huur (gratis handelspand), gebaseerd op de overeenkomst ikv 'Schot in je zaak' die de stad Aarschot zal afsluiten met de eigenaar. De winnaars krijgen elk het budget dat overeenkomt met 1 jaar huur. Op deze manier kunnen de winnaars zelf op zoek gaan naar een pand. Winnaars die een pand wensen te huren dat niet meedoet aan 'Schot in je Zaak', betalen de eventuele maandelijkse meerkost zelf.
- Openingspubliciteit ter waarde van 1.000,- euro, te besteden in één van de titels van de mediapartner van deze campagne. De aanwending gebeurt in overleg met de adviseur van het desbetreffende mediabedrijf;
- Inrichtingsbudget ter waarde van 5.000,- euro, te besteden aan inrichtings- en verfraaiingswerken, zoals schilderwerken, elektriciteitswerken, decoratie en inrichting. Hiervoor zijn steeds de werkelijke kosten in te brengen: de uitbetaling van deze prijzenpot gebeurt op basis van voorlegging van facturen;;
- Communicatie- en promotieondersteuning door de stad Aarschot waar mogelijk. De stad zal de diverse mediakanalen ter beschikking stellen waarover zij beschikt, dit zowel ter promotie van de actie als van de winnaars.
De organisator draagt geen enkele verantwoordelijkheid ten gevolge van onvolledige, onjuiste of achterhaalde persoonsgegevens van de winnaars.
Prijzen (= starterspakket) kunnen niet worden ingeruild voor geld of voor andere prijzen. De prijzen zijn persoonlijk en niet onverdraagbaar.
Artikel 9: Verplichte deelnamen
De winnaars van de actie verbinden zich ertoe om deel te nemen aan volgende acties en activiteiten ter ondersteuning van een levende handelskern waaronder:
- Startersbegeleiding door UNIZO, zie punt 6. De reële kost wordt begroot op € 2.000,-, de deelnemer betaalt het sterk verlaagde instaptarief van € 175,-;
- Aansluiten bij de stedelijke cadeaubon;
- Minimaal 80% openen bij open zondagen tussen minimaal 13:00 uur en 17:00 uur;
- Aanwezigheid jaarlijkse algemene vergadering Aarschot Parelt, deze valt in het eerste kwartaal van elk kalenderjaar.
Artikel 10: Huurcontract
De eigenaars van de te winnen handelspand gaan akkoord met de voorwaarden van 'Schot in je Zaak'. De winnaars tekenen een pop-up overeenkomst met de eigenaar aan deze voorwaarden. De maximale duur voor een dergelijke pop-up overeenkomst bedraagt 12 maanden. Verbruik elektriciteit, verwarming en water zijn ten laste van de huurder, evenals de onroerende voorheffing. De pop-up overeenkomst wordt opgesteld tussen verhurende en hurende partij, al dan niet na bemiddeling door een erkende makelaar maar wel in overleg met de coördinator van dit project.
Na afloop van de 12 maanden onderhandelen de huurder en de eigenaar over een huurovereenkomst, al dan niet met nieuwe/aangepaste/heronderhandelde voorwaarden en conform de handelshuurwetgeving. De stad komt in de onderhandelingen niet tussen. Wel kan de acquisitiemanager, door de stad aangesteld, bemiddelen tussen verhuurder en huurder op basis van eigen verworven inzichten en kennis van de huurmarkt. Het verstrekt aanbeveling om ook te werken met een progressieve huur of met omzethuur om de huurder bij opstart en doorstart enige zuurstof en flexibiliteit te bieden. Dit kan echter niet afgedwongen worden.
Artikel 11: Algemene bepalingen over het verloop van de campagne
Het indienen van het inschrijvingsformulier houdt de volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding in van de bepalingen van deze afsprakennota. Het reglement wordt gepubliceerd op www.aarschot.be/schot-in-je-zaak/win-je-zaak .
Voor alles wat niet in deze afsprakennota is geregeld, mag de organisator de nodige maatregelen nemen om de campagne goed te laten verlopen. In geval van bijzondere omstandigheden mag de organisator tevens dit document aanpassen waar nodig.
Artikel 12: Aansprakelijkheid
De organisator van deze campagne kan niet aansprakelijk worden gesteld in geval de campagne door bijzondere omstandigheden of overmacht gewijzigd of geannuleerd wordt.
Artikel 13: Privacy en recht
Deelnemers aan deze campagne gaan ermee akkoord dat hun persoonsgegevens, verstrekt aan de organisatie in het kader van hun deelname aan deze campagne, zullen worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van de natuurlijke personen met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens.
Wie aan de wedstrijd deelneemt, stemt er mee in dat zijn gegevens en afbeelding voor promotiedoeleinden gebruikt worden door de organisator.
Artikel 14: Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken
Het huidige reglement en de wedstrijd zijn onderworpen aan Belgisch recht. In geval van geschillen zijn enkel de rechtbanken te Leuven bevoegd, onverminderd het recht van de consument om de zaak voor de rechter te (laten) brengen van zijn woonplaats.