De gemeenteraad keurde op 14 februari 2019 het huishoudelijk reglement goed, dat van toepassing is bij verhuur van de polyvalente zalen in jeugdcentrum De Klinker. Het reglement is ondertussen toe aan een update.
De aanpassingen die werden doorgevoerd hebben grotendeels betrekking op de invoering van het digitale reservatiesysteem en de aanpassing van de betalingsvoorwaarden om onbetaalde facturen te vermijden:
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld akkoord te gaan met de aanpassingen aan het reglement.
De gemeenteraad keurde op 14 februari 2019 het huishoudelijk reglement goed, dat van toepassing is bij verhuur van de polyvalente zalen van Jeugdcentrum De Klinker.
De jeugddienst stelt volgende aanpassingen voor aan het reglement:
Het huishoudelijk Reglement “huur zalen jeugddienst” wordt vastgesteld als volgt:
De Klinker Club en het Jeugdhuis, beide onderdeel van Jeugdcentrum De Klinker, zijn met hun combinatie van locatie en hippe/jonge uitstraling uitermate geschikt voor concerten, fuiven en andere activiteiten die gericht zijn naar jongeren en/of muzikale evenementen met een groot bovenlokaal karakter.
Artikel 1: Voorafgaand
Het huidig reglement vervangt alle voorgaande reglementen betreffende het gebruik van De Klinker Club en Het Jeugdhuis.
De jeugddienst kan dit gebruiksreglement altijd aanpassen. Wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
DEEL 1 – HUUR KLINKER CLUB EN JEUGDHUIS
Artikel 2: Algemene bepalingen
De Klinker Club behoort tot de infrastructuur van het jeugdcentrum en wordt als dusdanig beheerd door de Stad Aarschot. DE KLINKER Club is een polyvalente concert- en fuifzaal met een capaciteit van maximum 300 personen.
Jeugdhuis De Klinker heeft een capaciteit van maximum 100 personen.
Bij de organisatie van een evenement in jeugdcentrum De Klinker moeten volgende voorwaarden vervuld zijn:
De Stad Aarschot vertegenwoordigd door JC De Klinker behoudt zich het recht om gebruikers die activiteiten willen organiseren te weigeren.
Artikel 3: Huur –en gebruiksregimes
1. Verhuur Klinker Club
Eigen programmatie
Eigen programmatie impliceert dat Jeugdcentrum De Klinker een eigen evenement organiseert in De Klinker Club of Jeugdhuis De Klinker. Deze evenementen hebben steeds voorrang en kunnen nooit leiden tot welke betaling dan ook. Ze vallen niet onder de bepalingen van dit reglement.
Elke geïnteresseerde jongere en/of muziekliefhebber kan hier zijn stem in laten gelden door zich kandidaat te stellen als medewerker van De Klinker Club op vrijwillige basis.
2. Externe producties - Verhuur voor muziekprogrammatie
Deze evenementen moeten in de lijn liggen van de visie van Jeugdcentrum de Klinker, deze visie wordt beschermd door de jeugddienst.
| Module 1 |
Wie komt er in aanmerking? |
Info Huurder |
Jeugdcentrum De Klinker |
Prijs |
| PA repetities |
Muziekgroepen
|
|
Met volledige PA-installatie exclusief geluidstechnieker |
60 euro per blok van 4u |
| CD-release
|
Bands waarvan minstens de helft van de leden in Groot-Aarschot woont en minder dan 30 jaar is. |
|
Met volledige PA-installatie (prijs is exclusief geluidstechnieker) Inclusief productiemedewerker (logistieke ondersteuning + bediening lichttafel) |
€ 75 |
| € 150
|
||||
| Bands die niet onder de voorwaarde van woonplaats en leeftijd vallen.
|
||||
| Organisatie concert |
Programmatoren gericht op een bovenlokaal karakter en/of jongeren |
|
Met volledige PA-installatie (prijs is exclusief geluidstechnieker) Inclusief productiemedewerker (logistieke ondersteuning + bediening lichttafel) Repetitieruimte als backstage = 20 euro Jeugdhuis als backstage = 50 euro
|
€ 250
|
Alle inkomsten van het evenement en lasten (zoals sabam, verzekering,… ) zijn voor de co-producent.
*De co-producent werkt voor deze producties steeds samen met eigen techniekers van De Klinker Club. (Deze worden enkel voorzien bij evenementen met live muziek). Indien de co-producent voor een evenement zonder livemuziek toch wenst gebruik te maken van een eigen geluids- en/of lichttechnieker kan dit besproken worden met het team van JC De Klinker.
3. Vrije verhuur
| Module 2 |
Type |
Prijs |
Maximum aantal verhuringen per jaar |
Opmerkingen |
| Erkende Aarschotse jeugdbewegingen + koepelverenigingen actief in het jeugdwerk |
Fuif 4 / Concert |
150 euro eerste fuif/kalenderjaar daarna 200 euro |
3 kalenderdagen |
|
| Andere activiteiten 1 |
25 euro per blok van 3u |
3 kalenderdagen |
|
|
| Scholen in Aarschot of leerlingenorganisaties. (tijdens de schooluren) |
Activiteiten |
50 euro per blok van 3u |
3 kalenderdagen |
|
| 3 kalenderdagen |
|
|||
| Scholen in Aarschot of leerlingenorganisaties. (niet tijdens de schooluren) |
Fuif 4 (galabal) / Concert |
150 euro |
3 kalenderdagen |
|
| Andere activiteiten |
50 euro per blok van 3u |
3 kalenderdagen |
|
|
| Stadsdiensten en erkende adviesraden |
Fuif 4 / Concert |
Gratis |
3 kalenderdagen |
gericht naar jongeren/kinderen |
| Andere activiteiten |
Gratis |
3 kalenderdagen |
|
|
| Interne werking: jeugdraad en vzw jeugdhuis De Klinker |
|
Gratis |
onbeperkt |
|
| Andere activiteiten |
Gratis |
onbeperkt |
|
|
| Erkende Aarschotse Socioculturele en sportverenigingen.² |
Evenement |
150 euro |
1 kalenderdag |
gericht naar muziek/jongeren/kinderen |
| Andere activiteiten (vorming/vergadering) |
75 euro per blok van 3u |
3 kalenderdagen |
gericht naar jongeren/kinderen |
1 Andere activiteiten: kwissen, debatten, (film)voorstellingen, vergaderingen, toneel (eetdagen uitgesloten)
² Jeugdwelzijnsorganisaties uit Aarschot (Transit/ Levensruimte / Arktos / JAC) kunnen gratis gebruik maken van de accommodatie. Voor vergaderingen zal er een kost van 2 euro per persoon worden gerekend voor het gebruik van water, thee en koffie.
³ Plooitafels en 100 klapstoelen zijn bij de huur inbegrepen, indien beschikbaar. Het gebruik ervan moet doorgegeven worden bij de aanvraag.
4 Bij fuiven moet er steeds (mogelijks externe) security voorzien worden door de organisator. De invulling hiervan wordt bij de evenementenaanvraag doorgegeven.
Voor fuiven van jeugdverenigingen wordt er externe security voorzien in overleg met de jeugddienst.
4. Verhuur Jeugdhuis
De huur van het Jeugdhuis wordt voorbehouden voor organisatoren van concerten of organisatoren van fuiven of andere evenementen gericht op jongeren.
| Module 3 |
Wie komt er in aanmerking? |
Huurder |
Jeugdcentrum De Klinker |
| Optredens en fuiven |
Muziekprogrammatoren
Organisatoren fuiven
Organisatoren andere evenementen gericht op jongeren |
Huur Jeugdhuis met productiemedewerker voor concerten: €150
Huur Jeugdhuis met DJ-set voor fuiven: €150
Huur Jeugdhuis voor activiteiten waar geen extra technisch materiaal of geluidstechnieker nodig is: €100 (bv. quiz, beerpong, …)
Alle lasten Alle inkomsten
|
Logistieke en technische steun |
| Extra ruimte bij huur Klinker Club |
Muziekprogrammatoren
|
Backstage € 50 |
NVT |
Artikel 4
De stad Aarschot vertegenwoordigd door JC De Klinker bepaalt de principes en toewijzingsprocedure voor wat betreft de vrije verhuur en de coproducties voor zo ver deze niet door dit reglement worden bepaald.
AANVRAGEN EN TOEGANG
Artikel 5 : Reservatie
Artikel 6: Racisme, discriminatie, toegankelijkheid
Elk intentie (in woord en daad) tot racisme en discriminatie van welke bevolkingsgroep dan ook vanwege de huurder of co-producent, heeft onmiddellijk tot gevolg dat de overeenkomst met huurder of co-producent vervalt of dat een activiteit wordt stopgezet.
Toegang weigeren tot een evenement kan alleen in geval de openbare orde in gedrang komt en/of het maximum aantal deelnemers/bezoekers bereikt is.
De organisatie ziet erop toe dat het evenement veilig verloopt en is aanspreekbaar en neemt de nodige acties wanneer iemand zich niet veilig voelt.
HUUR EN ANNULERING
Artikel 7: boete
Alle schade aan inrichting, meubilair en materieel te wijten aan onoordeelkundig of onverantwoord gebruik zal steeds verhaald worden op de huurder. Ook het verlies van bekers valt onder schade. Per ontbrekende beker zal er een prijs van € 2 aangerekend worden.
De schade wordt achteraf berekend en gefactureerd aan de huurder.
Artikel 8: betaling huur
De factuur voor de huur van De Klinker Club of het Jeugdhuis wordt bij de goedkeuring van de reservatie bezorgd aan de huurder. De factuur moet 14 kalenderdagen na reservering worden betaald. Indien de factuur onbetaald blijft, kan de reservering geannuleerd worden.
De factuur van het drankverbruik wordt rechtstreeks opgestuurd door de drankenleverancier.
Artikel 9: annulering
Bij annulering 60 kalenderdagen voor aanvang wordt de volledige prijs aangerekend wegens administratieve kosten.
Bij overmacht worden er geen kosten aangerekend (bv. annulatie door de band).
Artikel 10: dranken
Alle dranken die verbruikt worden in De Klinker Club en Jeugdhuis De Klinker dienen afgenomen te worden van de concessiehouder/drankenleverancier. Alle afspraken hieromtrent dienen te gebeuren met de verantwoordelijke van het jeugdcentrum. De Klinker Club en Jeugdhuis De Klinker hebben een vaste stock, indien hiervan afgeweken wordt, moet dit ten laatste 1 week op voorhand aan de verantwoordelijke van het jeugdcentrum gemeld worden.
De organisator blijft uitdrukkelijk verantwoordelijk voor het naleven van de wetgeving. Dit houdt onder meer in: kennelijk dronken mensen geen alcoholische dranken meer geven, het verstrekken van alcohol aan jongeren jonger dan 16 jarigen is strafbaar. Sterke dranken serveren in het Jeugdcentrum is niet toegelaten, tenzij na expliciete toelating via de evenementaanvraag. Indien er sterke dranken worden geserveerd, bevelen we warm aan polsbandjes te voorzien met kleurencodes afhankelijk van de leeftijd van de persoon om de correcte verkoop van alcoholische dranken te vergemakkelijken.
De drankprijzen in De Klinker Club mogen niet lager liggen dan de drankprijzen van het Jeugdhuis. De huurder kan een prijslijst (aan inkoopprijs) van de beschikbare dranken steeds raadplegen op www.deklinkerclub.be.
Er zijn afzonderlijke prijslijsten voor De Klinker Club en het Jeugdhuis. Indien beide locaties tegelijk worden gehuurd, wordt de drankenstock van De Klinker Club over beide locaties verdeeld en gelden de prijzen op de prijslijst van De Klinker Club op beide locaties.
Het is niet toegelaten met wegwerpbekers te werken. JC De Klinker stelt een voorraad herbruikbare bier –en frisdrankbekers ter beschikking van de huurder. De huurder laat deze na afloop van het evenement afgewassen en gesorteerd per soort achter in de daarvoor voorziene bakken. Per beker die ontbreekt, beschadigd of vuil achtergelaten wordt zal een boete aangerekend worden van €2. De huurder mag een waarborg voor het gebruik van deze bekers vragen aan de bezoekers van zijn evenement. Deze waarborg mag echter niet meer dan €2 per beker bedragen.
In het Jeugdhuis zijn ook glazen ter beschikking.
Artikel 11: Publiciteit
De huurder die voor zijn activiteit affiches of folders als publiciteit gebruikt, dient hierop steeds de vermelding ‘DE KLINKER CLUB’ EN/OF ‘JEUGDHUIS DE KLINKER’ en het officiële logo te gebruiken.
Indien het evenement doorgaat in het jeugdhuis, dient ook het officiële logo van het Jeugdhuis toegevoegd te worden.
Het jeugdcentrum of het jeugdhuis vermeldt de activiteit op de website / sociale mediakanalen na het verkrijgen van duidelijke informatie van de huurder. Gelieve ons deze informatie te bezorgen aan info@deklinkerclub.be ten laatste één maand voor het evenement.
De huurder zorgt ervoor dat er bij promotie via affichage niet aan 'wildplakken' wordt gedaan. Op alle publiciteitsmaterialen dient een Verantwoordelijke Uitgever (VU) met contactgegevens vermeld te worden. Boetes ten gevolge van wildplakken worden doorgerekend aan de huurder, ook na afloop van het evenement.
Voor het overige heeft JC de Klinker geen enkele promotionele verantwoordelijkheid.
Diverse voorwaarden
Artikel 12: Personeelsleden Jeugdcentrum De Klinker
Personeelsleden van het jeugdcentrum hebben steeds vrije toegang tot de verhuurde ruimten. Een gastenlijst van Jeugdcentrum De Klinker wordt tijdig overhandigd aan de huurder.
Toegang en sleutelbewaring
Artikel 13: Toegang
De huurder heeft slechts toegang tot de gehuurde locatie voor de periode bepaald in de huurovereenkomst.
De huurder neemt contact op met het Jeugdcentrum om de sleutel te ontvangen tijdens de openingsuren.
Artikel 14: Sleutelbewaring
Indien de huurder een sleutel in bewaring krijgt, zullen er afspraken gemaakt worden hoe deze sleutel terug zal overhandigd worden aan de jeugddienst.
VERANTWOORDELIJKHEID HUURDER
Artikel 15
De huurder dient er zorg voor te dragen dat:
Artikel 16
Elke huurder is als organisator zelf verantwoordelijk inzake de naleving van de voorschriften van gemeentelijke, provinciale en rijkstaksen op vertoningen, van vergunningen, van auteursrechten, politiereglementen en van de wet op de handelspraktijken.
De huurder moet zorgen voor de eerbiediging van de wet van 9 juli 1973 op de zedelijke bescherming van de jeugd, de wet van 7 september 1939 op de beteugeling van de dronkenschap en de VLAREM wetgeving. JC De Klinker draagt hiervoor geen enkele verantwoordelijkheid.
Het is verboden te roken in het gehele jeugdcentrum. Dit impliceert een rookverbod in de club, het jeugdhuis, de gang, de repetitieruimtes en de wc’s. Bij niet naleving is de huurder verantwoordelijk. Voor specifieke informatie m.b.t. dit rookverbod verwijzen we naar het Koninklijk Besluit van 06.07.2006 tot wijziging van het KB van 13.12.2005 tot het verbieden van het roken in openbare plaatsen. Indien bij controle door de bevoegde overheidsinstantie overtredingen worden vastgesteld, wordt de huurder hiervoor verantwoordelijk gehouden en staat hij in voor de betaling van boetes.
De huurder volgt stipt de raadgevingen en gebruiksaanwijzingen zoals die door De Klinker werden toegelicht en opgesteld.
Artikel 17
De geldende wetgeving betreffende gebruik en bezit van drugs. De organisator zal de nodige maatregelen treffen teneinde gebruik/dealen van drugs in de zaal te voorkomen. Bij vaststelling of zelfs vermoeden van dealen en/of gebruik van drugs zullen de politiediensten onmiddellijk verwittigd worden.
Artikel 18
Na de activiteit moeten alle voorwerpen, die niet tot het patrimonium van De Klinker Club of het Jeugdhuis behoren, verwijderd worden. Alle materiaal behorende tot het jeugdcentrum wordt op het podium geplaatst. De zaal moet volledig uitgekeerd worden, ook onder het podium. Het nodige poetsmateriaal wordt voorzien door JC De Klinker. Alle afval wordt gesorteerd en buiten gedeponeerd in de juiste containers. Achter de toog en in het bierkot wordt met nat gekuist. Alle frigo’s worden leeggemaakt en uitgekuist. Het leeggoed wordt in het bierkot gesorteerd. De huurder tapt alle vaten en zet alle stroom af van zowel het licht als het geluid. De wc’s en de gang worden uitgekeerd en met nat gekuist. Buiten wordt alles gekeerd, zowel voor de inkomhal als op het skatepark en het multisportterrein. De deur wordt gesloten door de huurder. De huurder zorgt ervoor dat ten laatste om 04u het publiek verwijderd is uit jeugdcentrum De Klinker. De co-producent of huurder krijgt van een medewerker van JC De Klinker een checklist waar men dit alles op kan terugvinden.
Indien het Jeugdcentrum niet naar behoren gepoetst is, wordt een boete van €50 aangerekend. Wanneer dit zich herhaalt, is er een mogelijkheid tot uitsluiting van toekomstige verhuur.
JC De Klinker kan niet aansprakelijk worden gesteld voor materiaal dat achtergelaten wordt door een organisator: niet voor mogelijke diefstal, noch voor beschadiging
Artikel 19: verbodsbepalingen
De organisator dient voor eigen werkmateriaal te zorgen voor de decoratie die hij nodig acht voor een goede uitbating van de zaal. Het is ten strengste verboden de ramen, deuren, panelen, vloeren, wanden, doeken en plafonds te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. Het aanbrengen van aanplakbrieven op en in de omgeving van het gebouw of onderdelen ervan, is verboden, tenzij op de daartoe voorziene plaatsen. Om discussies tijdens de voorbereiding van de activiteit te vermijden, vraagt JC De Klinker aan de organisator om de plannen voor decoratie vooraf voor te leggen.
Het is verboden welke constructie dan ook op te trekken in en rondom de Klinker Club of het Jeugdhuis, zonder toestemming van De Klinker. Bv het plaatsen van een extra tent met een muziekinstallatie buiten wordt niet toegelaten, tenzij na expliciete goedkeuring door het evenementenloket van de Stad Aarschot.
Het is verboden te takelen aan plafonds of andere vaste constructies.
Het is verboden etenswaren te bereiden (met open vuur/gasvuur/elektrisch vuur/friteuse) in en rondom het Jeugdcentrum zonder akkoord van een medewerker van JC De Klinker.
Het is verboden aanpassingen uit te voeren aan het elektrische net, de watervoorziening en de brandbeveiliging;
De noodverlichting en het brandalarm mogen nooit uitgeschakeld worden. Nooduitgangen mogen nooit afgesloten worden. Wanneer deze regels niet nageleefd worden, kan de activiteit omwille van veiligheidsoverwegingen stopgezet worden. Bij het begin van een activiteit wordt de organisator in kennis gesteld van de werking van het brandalarm/blusapparatuur. Bij misbruik van het brandalarm of blusapparatuur wordt een schadevergoeding van de waarborgsom afgehouden.
Artikel 20: verzekeringsbepalingen
Bij een eventuele schade wordt het dossier afgehandeld tussen Stad Aarschot, vertegenwoordigd door de jeugddienst en de verzekeringsondernemingen waar Stad Aarschot mee samenwerkt.
Stad Aarschot, vertegenwoordigd door de jeugddienst, verzekert het gebouw en de inboedel tegen brand, storm, hagel, elektriciteitsschade, waterschade en glasbreuk met afstand van verhaal (polis 28.508.372).
Stad Aarschot, vertegenwoordigd door de jeugddienst, voorziet ook een objectieve aansprakelijkheidsverzekering bij brand en ontploffing bij openbare inrichtingen (polis 45.002.687).
De huurder/gebruiker sluit zelf een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - organisator af.
Artikel 21: betwistingen
Betwistingen omtrent de bepalingen in dit reglement worden schriftelijk medegedeeld aan JC De Klinker.
Artikel22: geluidswetgeving
In JC De Klinker gelden er 2 geluidslimieten.
| Fuif |
95dB Laeq60 |
|
|
|
| Concert |
100 dB Laeq 60 (mag worden getoets aan 102dB Laeq15) |
De Co-producent of huurder is verantwoordelijk voor de naleving van deze geluidslimieten. JC De Klinker stelt een gereglementeerde geluidsmeter ter beschikking. Vastgestelde overtredingen en de mogelijke hieruit volgende boetes en/of gerechtelijke vervolgingen zijn voor de co-producent/huurder.
JC De Klinker stelt gratis oordoppen ter beschikking aan de huurder/co-producent. Deze moeten gratis ter beschikking worden gesteld aan de bezoekers.
DEEL 2 – HUUR REPETITIELOKALEN
Artikel 23 : algemene bepalingen
Jeugdcentrum de Klinker beschikt over 2 repetitielokalen en 1 lokaal ingericht als DJ-lab.
De repetitielokalen kunnen gehuurd worden door Aarschotse of niet-Aarschotse muzikanten. Jongeren jonger dan 18 jaar kunnen slechts een reservatie aanvragen met toestemming van hun ouders of voogd.
Artikel 24: huur –en gebruiksregimes
De lokalen worden verhuurd per blok van 3 uur, waarvoor de prijs van 12 euro wordt aangerekend
Het is verboden te roken, te eten of te drinken in de repetitielokalen. Ook mogen de lokalen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor zij bestemd zijn. In het DJ-lokaal wordt een maximum van drie personen gehanteerd. Bij misbruik kan de toegang tijdelijk of permanent ontzegd worden.
JC De Klinker behoudt het recht om een repetitie te annuleren omwille van organisatorische redenen of onvoorziene omstandigheden.
AANVRAGEN EN TOEGANG
Artikel 25: reservatie
Artikel 26: toegang
Er wordt toegang tot de lokalen verleend door middel van een pincodesysteem of badge (uitdovend).
De pincode / badge staat op naam van een persoon en mag niet doorgegeven worden. Deze persoon is aansprakelijk bij schade en verantwoordelijk voor de betaling van de reservaties.
HUUR EN ANNULERING
Artikel 27: boete
Alle schade aan inrichting, meubilair en materieel te wijten aan onoordeelkundig of onverantwoord gebruik zal steeds verhaald worden op de huurder.
De schade wordt achteraf berekend en gefactureerd aan de huurder.
Artikel 28: betaling huur
Bij de aanvraag van een reservatie moet de huurder direct de huursom online betalen. De reservatie kan niet worden geregistreerd indien de betaling niet uitgevoerd wordt.
Artikel 29: annulering
Bij annulering 14 kalenderdagen voor aanvang wordt de volledige prijs aangerekend wegens administratieve kosten.
Bij overmacht worden er geen kosten aangerekend (bv. ziekte bandlid).