Artikel 38 van het Decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat de gemeenteraad bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vaststelt waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad.
Naar aanleiding van de schepenwissel en de verschuiving in de bevoegdheden, dient artikel 32 "Gemeenteraadscommissies" aangepast te worden.
Aan de gemeenteraad wordt een aangepast ontwerp van huishoudelijk reglement voorgelegd dat overeenstemt met de desbetreffende bepalingen van het Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017.
Gelet op:
Gelet op volgende vraag van de Groen-fractie, tijdig ontvangen om te worden toegevoegd aan de agenda van deze gemeenteraadsvergadering:
Thomas Salaets
We zijn halverwege in deze legislatuur, halverwege met deze gemeenteraad. Tijd dus om de manier waarop we werken eens tegen het licht te houden en enkele constructieve voorstellen te agenderen om de werking van onze gemeenteraad te verbeteren.
Gelet op:
Gelet op het voorstel van de voorzitter van de gemeenteraad om over de partijgrenzen heen met alle fracties te onderzoeken welke voorstellen voor de aanpassing van het huishoudelijk reglement kunnen worden voorgelegd;
Gelet op de aanvaarding van dit voorstel door de Groen-fractie, waardoor over het nu voorliggende amendement niet wordt gestemd;
Ter vervanging van het besluit van 14.02.2019
het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de gemeenteraadscommissies vast te stellen als volgt:
BIJEENROEPING GEMEENTERAAD
Artikel 1 (art. 18, 19, 20 en 67 DLB)
§1. De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar.
§2. De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.
§3. De voorzitter van de gemeenteraad moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van:
Bij een verplichte bijeenroeping als vermeld in §3 moeten de aanvragers in hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt vervolgens de voorstellen aan de gemeenteraadsvoorzitter. Dit verzoek tot bijeenroeping moet uiterlijk de negende dag om 9.00 uur voor de datum van de beoogde vergadering worden overhandigd aan de algemeen directeur zodat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in artikel 2 van dit reglement kan nakomen.
De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda, na overleg met het college van burgemeester en schepenen.
De agenda bevat in ieder geval de punten die door het college van burgemeester en schepenen aan de voorzitter worden meegedeeld.
De oproeping wordt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering bezorgd aan de gemeenteraadsleden.
Op verzoek van de voorzitter van de gemeenteraad stelt het college van burgemeester en schepenen jaarlijks de lijst op van de data voor de gemeenteraadsvergaderingen van het komende jaar. Deze data worden dan door de voorzitter van de gemeenteraad meegedeeld aan de raadsleden in de loop van het laatste kwartaal van het lopende jaar. Enkel onvoorziene omstandigheden kunnen een afwijking van deze planning toelaten. De voornoemde informatie wordt dan ook gepubliceerd op de website van de stad: www.aarschot.be
TERMIJN EN WIJZE VAN OPROEPING
Artikel 2 (art. 19,20 DLB)
§1. De oproeping gebeurt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering en wordt aan elk gemeenteraadslid per mail bezorgd. De termijn van acht dagen wordt berekend door terug te tellen vanaf de vergadering. De dag van de vergadering wordt in de termijn begrepen. De dag van de oproeping is niet in de termijn begrepen. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.
§2. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. De toegelichte voorstellen van beslissing en de bijhorende dossiers worden voor elk agendapunt ter beschikking gesteld vanaf de verzending van de agenda. Deze stukken worden aan de raadsleden ter beschikking gesteld in de vergadersoftware, die hen door de stad wordt aangeboden.
TOEVOEGEN VAN PUNTEN AAN DE AGENDA
Artikel 3 (art. 21 DLB)
§1. Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda van de gemeenteraad toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de gemeenteraadsvoorzitter. Noch een lid van het college van burgemeester en schepenen, noch het college als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken.
§2.De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad onmiddellijk mee aan de gemeenteraadsleden, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen.
De aanvullende agendapunten en de bijhorende voorstellen en toelichtende nota's worden aan de gemeenteraadslid bezorgd per mail.
De voorzitter van de raad is verplicht elk tijdig en regelmatig ingediend verzoek tot aanvulling van de agenda te respecteren zonder te oordelen over de opportuniteit van voorlegging aan de raad.
OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING
Artikel 4 (art. 28, 249 DLB)
§1. De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar.
§2.De vergadering is niet openbaar als:
1° het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;
2° de gemeenteraad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.
§3. De vergaderingen over de beleidsrapporten (=het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar.
§4. De vergadering is ook openbaar wanneer
1° gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen
2° het organogram, de personeelsformatie en rechtspositieregeling worden behandeld.
Artikel 5 (art. 28 §2 DLB)
De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.
Als tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten zitting moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering van de gemeenteraad, enkel met dit doel, worden onderbroken.
Als tijdens de besloten vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten zitting, enkel met dat doel, worden onderbroken.
Artikel 6 (art. 29 § 4 DLB)
De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK
Artikel 7 (art. 22 DLB)
§1. Plaats, dag en uur van de gemeenteraadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt door publicatie op de webstek van de gemeente. Dit gebeurt uiterlijk acht dagen voor de vergadering.
Indien raadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze bekendgemaakt.
In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze bekendgemaakt.
Artikel 8
§1. De gemeente maakt, aan iedere natuurlijke persoon en aan iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig de regels in verband met openbaarheid van bestuur.
§2. De beslissingen van de gemeenteraad worden door de burgemeester bekendgemaakt op de webstek van de gemeente zoals bepaald in art. 285 tot 287 van het decreet over het lokaal bestuur.
Artikel 9 (art. 249, art. 20 DLB)
§1. Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, via de vergadersoftware ter beschikking gehouden van de raadsleden.
§2.Elk ontwerp van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en jaarrekening, worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop het ontwerp besproken wordt aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd. Deze stukken kunnen op eenvoudig verzoek op papier of op digitale wijze bezorgd worden.
Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld.
§3.Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de gemeenteraad.
Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
Artikel 10(art. 29 §1, §2, §3 en §5, art. 50 DLB)
§1. De gemeenteraadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de gemeente betreffen.
§2. 1° De notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de gemeenteraadsleden. Dit gebeurt via een link naar de vergadersoftware.
2° De goedgekeurde verslagen van de raad van bestuur en het directiecomité van de autonome gemeentebedrijven liggen ter inzage bij het secretariaat van de gemeente. Raadsleden die hierom verzoeken kunnen deze verslagen elektronisch ter beschikking krijgen.
§3. De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad en die bestemd is voor de gemeenteraad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden.
§4. De raadsleden kunnen zonder voorafgaande aanvraag tijdens de dagen en uren dat de diensten van het gemeentebestuur geopend zijn volgende documenten inzien:
§5. Alle andere documenten en dossiers dan die in art. 9 en art. 10, § 2 tot § 4, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, kunnen door de raadsleden geraadpleegd worden.
Het college zal de dagen en uren bepalen waarop de raadsleden deze andere documenten kunnen raadplegen.
Om het college in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan het college schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.
Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien.
Het raadslid, dat de in deze § bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.
§6. De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift stemt overeen met de gemeentelijke retributie voor het opzoeken, het samenstellen en het afleveren van administratieve stukken, inlichtingen en bestuursdocumenten. Deze vergoeding mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs.
De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift schriftelijk en met een duidelijke omschrijving van de bedoelde akten en stukken.
De gemotiveerde beslissing van het college tot weigering van de aflevering van een afschrift moet uiterlijk tien werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld.
§7. De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken, ook de autonome gemeentebedrijven.
Om het college in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur.
Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.
Artikel 11 (art. 31 DLB)
De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Daarvoor is geen toegelicht voorstel van beslissing nodig.
Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.
Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering van de gemeenteraad kunnen de raadsleden en het publiek mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord.
Vragen en antwoorden maken niet het onderwerp uit van een stemming in de gemeenteraad.
Deze vragen mogen niet peilen naar de persoonlijke intenties van de leden van het college van burgemeester en schepenen en mogen niet verplichten tot het doorvoeren van kostelijke studies of opzoekingen, tot het opmaken van dure statistische gegevensbestanden of het houden van enquêtes en dergelijke.
QUORUM
Artikel 12
Vooraleer aan de vergadering van de gemeenteraad deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld.
Artikel 13 (art. 26 DLB)
§1. De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden van de gemeenteraad aanwezig is.
De voorzitter kan een academisch kwartier respecteren en de zitting uiterlijk een kwartier na het vastgestelde duur openen. Indien de meerderheid van de zittinghebbende leden op dat ogenblik aanwezig is, kan de gemeenteraad geldig beraadslagen of beslissen.
Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Als in de loop van de vergadering het aantal aanwezige raadsleden afneemt tot minder dan de helft van de zittinghebbende leden plus één, stelt de voorzitter vast dat de vereiste meerderheid niet meer bereikt wordt en sluit hij derhalve de vergadering.
§2. De gemeenteraad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen.
WIJZE VAN VERGADEREN
Artikel 14 (art. 24 DLB)
§1. De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen.
§2. Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het decreet over het lokaal bestuur. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.
Artikel 15 (art. 23 DLB)
§1. De voorzitter van de gemeenteraad geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.
De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist.
Voor de mogelijke toelichting bij de agendapunten verwijst de voorzitter naar de indiener van het agendapunt, namelijk het college, de burgemeester of het raadslid. Punten die hijzelf op de agenda geplaatst heeft, licht hij desgevraagd zelf toe.
§2. Een punt dat niet op de agenda van de gemeenteraad voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.
Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Artikel 16
§1. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter van de gemeenteraad welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.
De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden.
§2. Indien de gemeenteraad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen.
De voorzitter kan aan de algemeen directeur of aan een door hem gekozen deskundige vragen om toelichtingen te geven.
Artikel 17
Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst :
1° om te vragen dat men niet zal besluiten;
2° om de verdaging te vragen;
3° om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie;
4° om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;
5° om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden;
6° om naar het reglement te verwijzen.
Artikel 18
De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd.
Artikel 19
Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een gemeenteraadslid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 20 (art. 25 DLB)
§1. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering.
Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. Desnoods kan de voorzitter de zitting schorsen of opheffen.
§2. De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.
Artikel 21
Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Artikel 22
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 23
Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking onverminderd de bepalingen opgenomen in artikel 19 en artikel 21 en vraagt hij over te gaan tot de stemming.
WIJZE VAN STEMMEN
Artikel 24 (art. 33 DLB)
§1. Voor elke stemming in de gemeenteraad omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken
§2. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
Artikel 25 (art. 249 §3 - §4 DLB)
§1. De gemeenteraad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.
Nadat zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad elk hun deel van het beleidsrapport hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport goed zoals vastgesteld door de OCMW-raad. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de OCMW-raad niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.
§2. De gemeenteraad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.
In afwijking daarvan kan elk gemeenteraadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het gemeentelijke deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de gemeenteraad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.
Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de gemeenteraad. Als de OCMW-raad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de OCMW-raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.
Artikel 26 (art. 33 en 34 DLB)
§1. De leden van de gemeenteraad stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in § 4.
§2. Er zijn vier mogelijke werkwijzen van stemmen:
1° de stemming bij handopsteking
2° de elektronische stemming
3° de mondelinge stemming
4° de geheime stemming
§3. De gemeenteraadsleden stemmen elektronisch behalve:
1° de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen;
2° het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;
3° individuele personeelszaken.
§5. De elektronische stemming gebeurt als volgt:
Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in artikel 24 §1 van dit huishoudelijk reglement, kondigt hij aan dat de stemming over het agendapunt wordt geopend. De raadsleden kunnen ja (voor) stemmen, neen (tegen) stemmen of zich onthouden door op de corresponderende druktoets van het elektronisch stemsysteem op hun zitplaats (elk raadslid neemt plaats op de hem of haar toegewezen zitplaats) te drukken.
Tot de stemronde wordt beëindigd, kan een raadslid zijn stemgedrag nog wijzigen door gebruik te maken van de druktoetsen. De laatst gekozen druktoets wordt geregistreerd als de definitieve stem van het raadslid.
§5 bis. De stemming bij handopsteking gebeurt als volgt:
Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in artikel 24 §1 van dit huishoudelijk reglement, vraagt hij achtereenvolgens welke gemeenteraadsleden ja (voor) stemmen, neen (tegen) stemmen of zich onthouden.
Elk gemeenteraadslid kan slechts éénmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken.
§6. De mondelinge stemming gebeurt als volgt:
Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in artikel 24 §1 van dit huishoudelijk reglement, laat hij elk raadslid in de volgorde zoals hierna bepaald ja (voor), neen (tegen) of onthouding uitspreken. Tegelijk bevestigt het raadslid zijn stemgedrag elektronisch door de corresponderende druktoets in te drukken.
De stemming begint met de schepenen in volgorde van hun rangorde. Daarna stemmen de raadsleden in volgorde van de ranglijst.
§6 bis. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming.
Wanneer er na de stem van de voorzitter evenveel stemmen voor als tegen het voorstel zijn, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen (behalve in de gevallen van art. 27 van dit reglement). De stem van de voorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen.
§7. De geheime stemming gebeurt elektronisch op de wijze zoals bepaald in §5, tenzij dit technisch of organisatorisch niet mogelijk is.
In dat laatste geval worden voor een geheime stemming vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.
De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blanco stembriefje.
Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de algemeen directeur, tenzij anders wordt bepaald door de toepasselijke wetgeving. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.
Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Een raadslid dat bewust geen stembriefje afgeeft en dit meldt, heeft niet deelgenomen aan de stemming. In dat geval is er geen reden om opnieuw te stemmen.
Artikel 27 (art. 35 DLB)
Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
NOTULEN - ZITTINGSVERSLAG EN ONDERTEKENING
Artikel 28 (art. 278 §1 DLB)
§1. De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen.
Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen.
Behalve bij geheime stemming vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. Het stemgedrag van de leden wordt in de notulen niet nominatief weergegeven maar aan de hand van de vermelding van het stemgedrag van elke fractie. Wanneer binnen eenzelfde fractie verdeeld wordt gestemd, wordt in de notulen wel het individuele stemgedrag van de raadsleden nominatief weergegeven. Een raadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen.
§2. De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. De gemeenteraad beslist om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad. Alleen wanneer dergelijke opname niet beschikbaar is (bv. omwille van technische problemen) wordt een zittingsverslag opgesteld. De gemeenteraad kan beslissen om de openbare zitting van de gemeenteraad eveneens te streamen.
Een raadslid kan vragen om in het zittingsverslag de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen.
§3. Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 4, §2 en artikel 5 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
Artikel 29 (art. 32 DLB)
§1.De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.
§2. Behalve in spoedeisende gevallen liggen de notulen en desgevallend het zittingsverslag van de vorige vergadering ter inzage van de raadsleden, vanaf de verzending van de oproepingsbrief van de vergadering, waarin ze ter goedkeuring aan de raad zullen worden voorgelegd.
De notulen en desgevallend het zittingsverslag worden via de vergadersoftware ter beschikking gesteld van de raadsleden.
Daardoor vervalt de verplichting om bij het openen van de vergadering voorlezing te doen van de notulen van de vorige vergadering(en).
§3.Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering.
Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast en legt de algemeen directeur in de eerstvolgende vergadering een nieuwe redactie voor, die in overeenstemming is met de beslissing van de raad.Indien opmerkingen worden gemaakt over de redactie van de notulen, wordt over ieder van deze opmerkingen gestemd.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend.
In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
(art. 279 §6 DLB)
§1. De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
§2.De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279, §1 tot §3 en §5 van het decreet over het lokaal bestuur, worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
FRACTIES
Artikel 31 (art. 17 §3 DLB en art. 36 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6.07.2018 houdende het statuut van de lokale mandataris)
Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie. Een onderlinge vereniging tot één fractie of de vorming van twee fracties is mogelijk, uiterlijk op de installatievergadering, in de gevallen en op de wijze vastgelegd in art. 36, §2 van het decreet over het lokaal bestuur.
GEMEENTERAADSCOMMISSIES
Artikel 32 (art. 37 §1, §3 , §4DLB)
De gemeenteraad richt 7 commissies op, die elk zijn samengesteld uit 8 gemeenteraadsleden.
De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen.
De bevoegdheden van deze commissies worden als volgt bepaald :
De mandaten in iedere commissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld. Deze verdeling gebeurt volgens het systeem D'Hondt. Deze berekeningswijze geldt voor alle commissies.
Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.
De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties. Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.
§3. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.
§4. Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.
§5. Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie. De gemeenteraad duidt de voorzitters van de andere commissies aan.
§6. De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. De voorzitter zal het vergaderritme en de agenda bepalen in overleg met het college van burgemeester en schepenen of met de functioneel bevoegde schepen.
Een derde van de leden van de commissie kan de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt minstens 2 weken vooraf, na overleg met het departement secretariaat, naar alle raadsleden gemaild. Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek door publicatie op de webstek van de gemeente.
Er zijn maximaal 3 bezoldigde gemeenteraadscommissies per bevoegdheid per jaar. Indien er per bevoegdheid meer zittingen zijn dan zijn deze onbezoldigd.
De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie art. 4 t/m 6 van dit reglement).
De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, nooit geheim, behalve in de gevallen zoals in art. 26 §4 van dit reglement.
De raadsleden kunnen, weliswaar zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen.
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst, die wordt bewaard door de secretaris van de commissie.
Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door een of meer personeelsleden van de gemeente, op voorstel van de algemeen directeur, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 32 bis
Er wordt een conferentie van de voorzitters van de gemeenteraadscommissies in het leven geroepen, die minstens 1 keer per jaar samenkomt op voorstel van de voorzitter van de gemeenteraad of van minstens 2 voorzitters van gemeenteraadscommissies die het hem vragen.
De voorzitter van de gemeenteraad verstuurt de agenda minstens 2 weken vooraf, na overleg met het departement secretariaat. Hij zit deze conferentie voor.
De conferentie van de voorzitters van de gemeenteraadscommissies dient een coördinerende rol te vervullen en de werking van de commissies te evalueren.
Artikel 32 ter
De wijze van vergaderen van de gemeenteraad (artikelen 14 tot 23) is van overeenkomstige toepassing op de gemeenteraadscommissies, behoudens voor wat betreft de bepalingen die specifiek op de gemeenteraad betrekking hebben.
VERGOEDINGEN RAADSLEDEN
Artikel 33 (art. 17 §1 - §5 DLB en art. 15 lid 1 - Hfst 9 van het besluit van de Vlaamse regering van 6.07.2018 houdende het statuut van de lokale mandataris)
§1. Aan de gemeenteraadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:
1° de vergaderingen van de gemeenteraad
2° de vergaderingen van de gemeenteraadscommissies (incl. deze waarvoor raadsleden overeenkomstig art. 37, §3, vierde lid van het decreet over het lokaal bestuur zijn aangewezen als leden met raadgevende stem) met een maximum van 3 bezoldigde commissies per jaar
3° de vergaderingen van het overlegcomité
4° de vergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond.
§2. Het presentiegeld bedraagt 124,98 euro. Dit bedrag is gekoppeld aan de spilindex 138,01.
§3. De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij voorzit met uitzondering indien een lid van het college van burgemeester en schepenen voorzitter is.
Artikel 34 (art. 17, §3 DLB en art. 35 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris)
§1. Conform de dienstverlening, zoals bepaald in dit reglement, hebben de gemeenteraadsleden op het gemeentehuis toegang tot telefoon en internet, en kunnen ze kopieën bekomen van gemeentelijke bestuursdocumenten. In een daartoe voorbehouden lokaal kunnen de diverse gemeenteraadsfracties alle nodige informatie inkijken.
Alle raadsleden krijgen ook een beveiligde toegang tot het notulenbeheerssysteem.
§2. Gemeenteraadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, (ingericht door overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of de VVSG), terugvorderen van het gemeentebestuur, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.
De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.
De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur in overleg met de vormingsambtenaar.
§3. Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar.
§4.De gemeente sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de gemeenteraadsleden. De gemeente sluit daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de gemeenteraadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun ambt.
VOORSTELLEN VAN BURGERS
Artikel 35
Inwoners hebben het recht om zelf voorstellen over de gemeentelijke beleidsvoering en dienstverlening op de agenda van de gemeenteraad te laten opnemen.
Artikel 36
Zij dienen een verzoek in door middel van een formulier, dat ter beschikking wordt gesteld via de officiële website van de stad Aarschot. Bij dit formulier wordt een nota gevoegd houdende de nadere omschrijving en motivering van de voorstellen. Daarbij worden ook alle nuttige stukken gevoegd die de gemeenteraad kunnen voorlichten.
Het verzoek moet worden gesteund door ten minste 1% van het aantal inwoners oude dan 16 jaar. Het formulier vermeldt de naam, voornamen, geboortedatum en woonplaats van iedereen die dit verzoek heeft ondertekend. Op elke bladzijde van dit formulier wordt de stelling van de petitie vermeld.
Dit formulier en de bijbehorende stukke worden met een aangetekende brief verstuurd aan de stad.
Artikel 37
Na controle van de handtekeningen door de bevoegde diensten, onderzoekt de voorzitter van de gemeenteraad of voldaan is aan hoger gestelde voorwaarden.
Zo het verzoek niet ontvankelijk is, neemt de voorzitter van de gemeenteraad een gemotiveerde beslissing in die zin en blijft het verzoek zonder gevolg.
Is het verzoek ontvankelijk, dan stuurt de voorzitter dit door naar de gemeenteraadscommissie.
De voorzitter onderzoekt eveneens of de gemeenteraad bevoegd is. Zo de gemeenteraad niet bevoegd is, neemt hij een gemotiveerde beslissing in die zin en wordt de behandeling van het punt stopgezet.
Artikel 38
De indiener neemt bij de aanvang van de gemeenteraadscommissieplaats op de publieksbanken. Wanneer de voorzitter het voorstel van burgers op de agenda oproept, wordt de indiener door de voorzitter in het halfrond uitgenodigd. De indiener beschikt over een spreektijd van vijftien minuten om het voorstel of de vraag toe te lichten. De commissieleden kunnen nadien vragen stellen. Na de toelichting en het beantwoorden van mogelijke vragen neemt de indiener opnieuw plaats op de publieksbanken.
Artikel 39
Na behandeling door de commissie wordt het verzoek op de agenda van de eerstvolgende mogelijke gemeenteraad geagendeerd. Indien hij dit noodzakelijk acht voor het goede verloop van de raad, kan de voorzitter gemotiveerd beslissen dat een voorstel op een latere raad wordt behandeld. Deze beslissing wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de raad. Alleszins wordt elk verzoek uiterlijk de derde raad na behandeling aan de raad ter bespreking voorgelegd.
Elke fractie krijgt de mogelijkheid om tussen te komen. De verzoeker kan niet deelnemen aan de debatten.
Daarop beslist de gemeenteraad desgevallend om over te gaan tot het stemmen over het ingediende voorstel. Tevens beslist de gemeenteraad over de wijze waarop deze beslissing wordt bekendgemaakt.
VERZOEKSCHRIFTEN
Artikel 40 (art. 304 §2 DLB)
Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de gemeenteraad in te dienen.
Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn.
Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk.
Verzoekschriften die duidelijk tot de bevoegdheid van het OCMW behoren, worden overgemaakt aan het bevoegde orgaan van het OCMW. De indiener wordt daarvan op de hoogte gebracht.
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:
1° de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;
2° het louter een mening is en geen concreet verzoek;
3° de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend;
4° het taalgebruik ervan beledigend is.
De voorzitter van de gemeenteraad maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.
Artikel 41
De voorzitter van de gemeenteraad plaatst het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.
De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.
De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door de gemeenteraad of de gemeenteraadscommissie. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
De gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.